Standard-Workflow
Ein klarer Weg, dem jeder Auftrag folgt.
Von der Anmeldung bis zur Übergabe läuft jeder Auftrag dieselben Schritte. Dein Kunde wird nur informiert, wenn es zählt – bei Verzögerungen oder wenn er aktiv mitwirken muss. Alles andere läuft still im Hintergrund.
So viel Transparenz wie nötig, so wenig Störung wie möglich.
- Annahme bis Übergabe in einem Fluss
- Kunden-Infos nur, wenn sie zählen
- Bezeichnungen & Benachrichtigungen anpassbar ab Paket Werkstatt
- #10
Anmeldung
Auftrag angelegt — Gerät kommt noch in den Laden.
1Anmeldung bestätigt
Ihr Auftrag ist eingegangen.
Erinnerung nach 3 Tagen, falls nichts kommt - #20
Gerät angenommen
Check-in: Zustand, Fotos und Seriennummer erfasst.
2Gerät angenommen
Wir haben Ihr Gerät erhalten.
✉E-Mail geht automatisch raus - #30
Diagnose
Fehler eingrenzen, Aufwand einschätzen.
3Wird geprüft
Wir schauen uns Ihr Gerät an.
Interner Schritt — keine Störung↘ Bei klarem Auftrag direkt in Reparatur — ohne Diagnose - Optional · Nur bei kostenpflichtiger Reparatur#40 · #50
Kostenvoranschlag senden
KVA mit Betrag raus — Reparatur pausiert bis zur Antwort.
Ihre Freigabe wird benötigt
Ein Klick: freigeben oder ablehnen.
✉E-Mail geht automatisch rausAbgelehnt? Lehnt der Kunde ab → Gerät direkt abholbereit. - #70
In Reparatur
Die Arbeit läuft.
4Wird repariert
Ihr Gerät ist in Arbeit.
Interner Schritt — keine Störung - Optional · Falls ein Ersatzteil fehlt#60
Ersatzteil bestellt
Reparatur pausiert, bis das Teil da ist.
Ersatzteil bestellt
Sobald es da ist, geht’s sofort weiter.
✉E-Mail geht automatisch raus - #80
Reparatur abgeschlossen
Fertig — bereit zur Übergabe.
5Abholbereit
Ihr Auftrag ist fertig. Sie können ihn abholen.
✉E-Mail geht automatisch raus - #90
Übergeben
Auftrag abgeschlossen und archiviert.
6Abgeholt
Danke für Ihren Besuch.
So viel wie nötig, so wenig wie möglich: Eine Nachricht geht nur raus, wenn sich etwas verzögert oder dein Kunde aktiv mitwirken muss — etwa eine Freigabe. Routine wie Diagnose und Reparatur läuft still; den aktuellen Stand sieht dein Kunde jederzeit selbst über den Link zu seiner Auftrags-Statusseite — aus jeder Mail oder per QR-Code auf dem Annahme-Beleg. Bei einem klaren Auftrag ohne Kostenvoranschlag geht es direkt von der Annahme in die Reparatur. Welche Schritte benachrichtigen, legst du ab Paket Werkstatt selbst fest.
Warum ein fester Ablauf den Unterschied macht
Die meisten Werkstätten laufen im Kopf des Inhabers. Das funktioniert — bis das Telefon klingelt, ein Kunde reinkommt und der Zettel mit dem nächsten Auftrag unter drei anderen liegt. Ein fester Ablauf nimmt dir genau diese Last ab.
Kein Auftrag geht mehr unter.
Jedes Gerät durchläuft denselben Weg — von der Annahme bis zur Abholung. Du siehst jederzeit, was offen ist, was wartet und was raus kann.
Du wirst seltener unterbrochen.
Wenn der Kunde automatisch erfährt, dass sein Gerät angenommen wurde, in Reparatur ist oder abholbereit liegt, ruft er nicht mehr an. Du bleibst an der Arbeit.
Der Laden läuft auch ohne dich.
Ein klarer Prozess steckt nicht in deinem Kopf, sondern im System. Vertretung, neue Aushilfe, Urlaub — jeder findet sich zurecht, ohne dass du alles erklären musst.
Du wirkst professioneller.
Ein Kunde, der bei jedem Schritt informiert wird und ein sauberes Protokoll bekommt, kommt wieder — und empfiehlt dich weiter.
Und du hast den Kopf frei.
Was im Ablauf festgehalten ist, musst du dir nicht merken. Das ist der eigentliche Gewinn: weniger im Kopf, mehr geschafft.
Ab Paket Werkstatt
Dein Ablauf, deine Regeln.
Der Standard passt für die allermeisten Reparaturbetriebe sofort. Wird es spezieller, formen wir den Workflow ab Paket Werkstatt auf deinen Betrieb: Bezeichnungen und Benachrichtigungen änderst du selbst, den tieferen Umbau übernehmen wir beim Onboarding.
Anpassbar ab Paket WerkstattStatus & Übergänge in deiner Sprache
Benenne jeden Status und jeden Übergang so, wie dein Betrieb und deine Kunden sprechen – selbst, in wenigen Klicks.
Benachrichtigungen, die zu dir passen
Du legst fest, welche Schritte deine Kunden informieren und welche still bleiben – so viel wie nötig, so wenig wie möglich.
Ablauf auf deinen Betrieb zugeschnitten
Zusätzliche Status, andere Wege, Rollenrechte für Admin, Team und Kunde: Deinen individuellen Workflow richten wir beim Onboarding für dich ein.
Die passende Vorlage für dein Handwerk
Neben dem Standard kommen weitere fertige Workflows dazu – etwa für Manufakturen mit mehrstufiger Fertigung.