Erfolgsgeschichte
Wie Espresso Berlin den Telefonstress losgeworden ist
Seit 2024 läuft repair.Dspatcha in der Werkstatt von Espresso Berlin – über 1.500 Reparaturen, kaum noch Statusnachfragen.
So arbeitet espresso&co mit repair.Dspatcha
Echte Screenshots aus dem laufenden Betrieb – von der Anmeldung bis zur Statusseite für den Kunden.
Anmeldung direkt auf der eigenen Website
Die Werkstattampel zeigt Besuchern sofort die aktuelle Auslastung. Kunden melden ihre Reparatur selbst an oder finden ihren Auftrag wieder – ohne Anruf, rund um die Uhr.
Alle Aufträge auf einen Blick
Jede Reparatur wandert von „Anmeldung“ bis „Kundenübergabe“ über das Board. Die Kapazitätsanzeige oben hält fest, wie voll die Werkstatt ist. (Kundennamen hier aus Datenschutzgründen unkenntlich gemacht.)
Der Kunde weiß jederzeit Bescheid
Über Link oder QR-Code sieht der Kunde den aktuellen Stand, den kompletten Statusverlauf und seine Dokumente. Die Frage „Ist es schon fertig?“ beantwortet sich von selbst.
Natürlich schauen wir als Werkstatt auf die Kosten. Aber repair.Dspatcha ist nichts, was ich leichtfertig streichen würde. Es spart uns jeden Monat spürbar Zeit bei Kundenkommunikation, Rückfragen und Auftragsorganisation. Vor allem haben wir dadurch mehr Ruhe im Ablauf und können uns besser auf die Reparaturen konzentrieren.
Früher wusste ich oft erst morgens im Laden, was alles auf mich wartet. Heute kann ich abends von zu Hause reinschauen, sehe die offenen Reparaturen und kann meinen Tag besser planen.
Die Reparaturannahme geht deutlich schneller. Die Kundendaten sind schon da, nichts muss mehr diktiert werden. Ich kann mich auf die Wünsche des Kunden konzentrieren und mit wenigen Klicks den Zustand des Geräts dokumentieren. Das spart später Diskussionen bei der Abholung.
Vorher
- Aufwändige Reparaturannahme per Hand auf dem Papierformular.
- Ständige Anrufe: „Kann ich meine Maschine vorbeibringen?“, „Ist sie schon fertig?“
- Verzögerte Aufträge, weil Kunden für die Kostenfreigabe telefonisch nicht erreichbar waren.
- Kunden reklamierten Schäden, die bei der Annahme niemand dokumentiert hatte.
- Vergessene Abholungen blockierten Lagerplatz.
- Jeder Auftrag kostete mindestens eine manuell geschriebene E-Mail, SMS oder einen Anruf.
Nachher
- Kunden melden ihre Reparatur selbst online an – ohne Papierformular.
- Die Statusseite beantwortet „Ist es schon fertig?“ automatisch.
- Kostenvoranschläge gehen digital raus, Freigabe per Klick statt Telefonat.
- Foto-Check-in dokumentiert jeden Zustand lückenlos.
- Automatische Abhol-Erinnerungen halten das Lager frei.
- Benachrichtigungen verschickt das System automatisch – kein manuelles Schreiben mehr.
Seit 2024 läuft das System bei uns. Anmeldungen, Rückfragen, Benachrichtigungen – alles automatisch. Spart Zeit und Nerven. Die Kunden fragen kaum noch nach und loben die transparente Abwicklung.
