Die Auftragsanmeldung ist das öffentliche Formular, das deine Kund:innen ausfüllen, wenn sie ein Gerät zur Reparatur bringen — der digitale Auftragszettel aus Kundensicht. Stell es dir wie den Anmeldebogen an der Theke vor, nur dass deine Kund:innen ihn selbst am Handy oder Computer ausfüllen können.
Deine Kund:innen nutzen das Formular auf zwei Wegen: vorab von zu Hause über einen Link oder QR-Code (ein Quadrat-Muster zum Scannen), oder direkt bei dir am Tresen auf einem Tablet. Am Ende erhalten sie sofort ihre Auftragsnummer — und du hast den Auftrag automatisch auf deinem Team-Dashboard.
Deine Kund:innen erreichen das Formular über den Knopf „Reparatur anmelden" auf deiner Landingpage oder über einen direkten Link. Welche Felder abgefragt werden, bestimmst du selbst unter Team → Einstellungen → Kundenanmeldung → Anmeldeformular (siehe Anmeldeformular einrichten).
Keine Sorge: Deine Kund:innen können hier nichts kaputtmachen. Das Formular führt sie Schritt für Schritt; Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) markiert, und abgeschickt werden kann es erst, wenn alles Nötige ausgefüllt ist.
Der Ablauf im Überblick
| Schritt | Was deine Kund:innen tun |
|---|---|
| Kundenerkennung | Optional: bekannte Daten automatisch übernehmen. |
| Auftragsart | Die Art der Reparatur wählen (Pflicht). |
| Zusatzservices | Optionale Zusatzleistungen dazubuchen. |
| Angaben & Kontakt | Gerät, Fehler und Kontaktdaten eintragen. |
| Annahmetermin | Falls aktiv: einen Termin wählen. |
| Einwilligungen | Datenschutz und E-Mails bestätigen (Pflicht). |
| Absenden | Anmeldung abschicken und Auftragsnummer erhalten. |
1. Kundenerkennung (optional)
Ganz oben können deine Kund:innen unter „Waren Sie schon bei uns?" ihre E-Mail-Adresse oder letzte Auftragsnummer eingeben und auf „Nachschlagen" klicken. Wird ein früherer Auftrag gefunden, füllt das Formular Name, E-Mail, Telefon und Adresse automatisch aus — das spart Tipparbeit.
Gut zu wissen: Dieser Bereich erscheint nur, wenn du die Kundenerkennung im Anmeldeformular aktiviert hast.
2. Auftragsart wählen
Unter „Auftragsart" (Pflichtfeld) wählt die Kund:in, um welche Art von Reparatur es geht. Je nachdem, wie viele Arten du anbietest, erscheint die Auswahl als Liste zum Anklicken oder als Auswahlfeld (Dropdown). Neben jeder Art steht der hinterlegte Preis.
Gut zu wissen: Nach der Auswahl klappt der Block nach kurzer Zeit zusammen, damit das Formular übersichtlich bleibt. Über „Ändern" kann die Kund:in die Auswahl jederzeit wieder aufklappen.
3. Zusatzservices (optional)
Unter „Zusatzservices (optional)" kann die Kund:in zusätzliche Leistungen dazubuchen (z. B. Express oder Reinigung), jeweils mit Preis. Mehrfachauswahl ist möglich. Auch dieser Block klappt nach der Auswahl zusammen und lässt sich über „Ändern" wieder öffnen.
Wichtig: Alle angezeigten Preise — bei Auftragsarten wie bei Zusatzservices — sind unverbindliche Brutto-Schätzwerte, kein verbindliches Angebot und keine Rechnung. repair.Dspatcha ist ein Vorsystem; die endgültige Abrechnung erstellst du wie gewohnt in deinem Buchhaltungsprogramm.
4. Angaben zur Reparatur und Kontaktdaten
Darunter folgen die Felder, die du im Anmeldeformular festgelegt hast — typischerweise Gerät, Fehlerbeschreibung sowie Name und Kontaktdaten. Felder mit einem Sternchen (*) sind Pflicht. Zu manchen Feldern steht ein kleiner Hilfetext, der das Ausfüllen erleichtert.
5. Annahmetermin (falls aktiv)
Hast du die Online-Terminvergabe für die Annahme aktiviert (Terminkalender), wählt die Kund:in hier noch einen freien Annahmetermin. In diesem Fall ist die Wahl eines Termins Pflicht, bevor die Anmeldung abgeschickt werden kann.
6. Pflicht-Einwilligungen
Vor dem Absenden setzt die Kund:in zwei Häkchen, die beide Pflicht sind:
- Datenschutz: Bestätigung, den Datenschutzhinweis zur Reparaturanmeldung gelesen zu haben. Der verlinkte Hinweis öffnet sich in einem neuen Fenster; du steuerst ihn über den Bereich Datenschutz.
- E-Mails: Einverständnis, transaktionale E-Mails zu Status, Kostenfreigabe und Abholung zu erhalten. Ohne diese E-Mails könntest du die Kund:in nicht über den Fortschritt informieren.
Hinweis: Ohne beide Häkchen lässt sich das Formular nicht absenden — das ist aus Datenschutzgründen bewusst so.
7. Absenden und Bestätigung
Mit „Reparatur anmelden" schickt die Kund:in die Anmeldung ab. Danach erscheint die Erfolgsseite „Erfolgreich angemeldet!" mit:
- der großen Auftragsnummer (die solltest du dir am Tresen kurz zeigen lassen oder notieren),
- dem aktuellen Stand deiner Werkstattampel (z. B. „Normale Kapazität"),
- und nach wenigen Sekunden einer automatischen Weiterleitung zur Kunden-Auftragsseite, auf der die Kund:in den Stand künftig verfolgt.
Wenn die Bestätigung per E-Mail nötig ist
Hast du die E-Mail-Bestätigung (Double-Opt-In) aktiviert, erscheint zusätzlich der Hinweis „Bitte bestätigen Sie Ihre Anmeldung". Die Anmeldung wird dann erst aktiv, wenn die Kund:in auf den Bestätigungs-Button in der zugesandten E-Mail klickt (ein Blick in den Spam-Ordner hilft, falls die Mail nicht ankommt). Über „Weiter" gelangt sie zur Auftragsseite.
So prüfst du das Formular selbst
Öffne deine Landingpage und klick auf „Reparatur anmelden" — so siehst du das Formular genau wie deine Kund:innen.
Tipp: Dein Browser merkt sich Seiten manchmal, um sie schneller zu laden. Siehst du eine Änderung (z. B. ein neues Feld oder Logo) nicht sofort, öffne das Formular in einem privaten Fenster (auch „Inkognito-Modus" genannt) — dann siehst du den aktuellen Stand.
Häufige Fragen
Wo lege ich fest, welche Felder im Formular erscheinen? Das machst du nicht hier, sondern unter Team → Einstellungen → Kundenanmeldung → Anmeldeformular — siehe Anmeldeformular einrichten. Diese Seite zeigt nur, wie deine Kund:innen das fertige Formular erleben.
Sind die Preise im Formular verbindlich? Nein. Es sind unverbindliche Brutto-Schätzwerte, keine Angebote oder Rechnungen. Die verbindliche Abrechnung erfolgt später in deinem Buchhaltungsprogramm.
Eine Kund:in hat sich angemeldet, aber der Auftrag taucht bei mir nicht auf. Wahrscheinlich ist die E-Mail-Bestätigung (Double-Opt-In) aktiv: Die Anmeldung wird erst aktiv, wenn die Kund:in auf den Button in der Bestätigungs-E-Mail klickt. Bitte sie, auch den Spam-Ordner zu prüfen.
Warum muss meine Kund:in zwei Häkchen setzen? Datenschutz und E-Mail-Einverständnis sind Pflicht — ohne sie dürfte repair.Dspatcha die Daten nicht verarbeiten und keine Status-E-Mails senden. Deshalb lässt sich das Formular ohne beide Häkchen nicht absenden.
Muss meine Kund:in einen Termin wählen? Nur wenn du die Online-Terminvergabe für die Annahme aktiviert hast. Dann ist die Terminwahl Pflicht. Andernfalls erscheint dieser Schritt gar nicht.