Die Kostenschätzung (auch Kostenvoranschlag) ist deine Antwort an die Kund:in auf die Frage: „Was kostet die Reparatur ungefähr?" Du listest die einzelnen Posten auf — was gemacht werden muss und was es kostet — und schickst der Kund:in eine klare, nachvollziehbare Übersicht.
Stell es dir wie einen digitalen Kostenzettel vor: Statt Beträge handschriftlich zu addieren, trägst du jede Position einzeln ein, und repair.Dspatcha rechnet die Summe automatisch zusammen. Die Positionen werden dabei als saubere Liste in den Kommentar an die Kund:in übernommen — du musst nichts doppelt tippen.
Das Formular erscheint automatisch, sobald ein Auftrag im Status Diagnose steht. Du findest es dann oben auf der Auftragsdetailseite im Aktionsbereich unter der Überschrift „Kostenvoranschlag senden" — du musst es nirgends extra aufrufen.
Keine Sorge: Hier passiert erst etwas, wenn du am Ende bewusst auf „Kostenvoranschlag senden" klickst. Bis dahin kannst du beliebig Positionen hinzufügen, ändern oder löschen, ohne dass etwas an die Kund:in geht. Und selbst nach dem Senden hast du noch 60 Sekunden Zeit, die Aktion über „Rückgängig" zurückzunehmen.
Das Formular im Überblick
| Bereich | Wofür er da ist |
|---|---|
| Positionen | Die einzelnen Posten der Schätzung — je ein Kurztext und ein Preis. |
| Geschätzte Gesamtkosten | Die Summe aller Positionen. Wird automatisch berechnet, lässt sich aber von Hand anpassen. |
| inkl. USt | Ein Schalter, der festhält, ob deine Beträge die Umsatzsteuer schon enthalten. |
| Kommentar (an Kunde) | Der fertige Text, den die Kund:in zu sehen bekommt — wird aus deinen Positionen automatisch erzeugt. |
1. Positionen erfassen
Im Bereich Positionen trägst du Posten für Posten ein, was die Reparatur umfasst. Jede Position besteht aus zwei Angaben:
- Kurztext — was gemacht wird, in wenigen Worten (z. B. „Bremsbeläge wechseln" oder „Dichtung erneuern"). Das Eingabefeld zeigt dir einen Beispieltext als Hilfe.
- Preis — der geschätzte Betrag für diese eine Position. Das Eurozeichen steht
fest neben dem Feld; du tippst nur die Zahl ein (z. B.
24,90).
So legst du die Liste an:
- Weitere Position hinzufügen: Klicke auf „+ Position hinzufügen". Es erscheint eine neue, leere Zeile.
- Position entfernen: Über das Mülleimer-Symbol rechts neben einer Zeile löschst du sie wieder. Fährst du mit der Maus darüber, erscheint der Hinweis „Position entfernen".
Tipp: Lieber mehrere kleine, klar benannte Positionen als einen großen Sammelposten. Für die Kund:in ist „Bremsbeläge: 18,00 €" und „Arbeitszeit: 25,00 €" deutlich nachvollziehbarer als nur „Reparatur: 43,00 €".
2. Geschätzte Gesamtkosten
Unter den Positionen siehst du die Geschätzten Gesamtkosten. Diesen Betrag rechnet repair.Dspatcha automatisch aus der Summe aller Positionspreise zusammen — du musst nichts selbst addieren. Trägst du eine weitere Position ein oder änderst einen Preis, passt sich die Summe sofort an.
Manchmal möchtest du den Endbetrag bewusst anders setzen — etwa runden oder einen kleinen Nachlass geben. Dann tippst du einfach direkt in das Feld der Gesamtkosten deinen eigenen Betrag.
Gut zu wissen: Sobald du die Summe von Hand änderst, hört repair.Dspatcha auf, automatisch nachzurechnen — dein Wunschbetrag bleibt stehen. Neben dem Feld erscheint dann ein Rücksetz-Symbol (Kreispfeil). Klickst du darauf, springt die Summe wieder auf die automatisch berechnete Summe der Positionen zurück.
3. inkl. USt
Direkt darunter findest du den Schalter „inkl. USt". Er ist standardmäßig eingeschaltet, weil Werkstätten ihren Kund:innen üblicherweise Endpreise nennen — also Beträge, in denen die Umsatzsteuer schon enthalten ist.
- Eingeschaltet: An die Gesamtsumme wird der Hinweis „(inkl. USt)" angehängt.
- Ausgeschaltet: Stattdessen erscheint „(zzgl. USt)" — die Steuer kommt also noch obendrauf.
Der Schalter rechnet nichts um. Er sorgt nur dafür, dass für die Kund:in eindeutig dabeisteht, wie dein Betrag zu verstehen ist.
Wichtig: Alle Beträge in der Kostenschätzung sind unverbindliche Brutto-Schätzwerte — kein verbindliches Angebot und keine Rechnung. repair.Dspatcha ist ein Vorsystem; eine echte Aufteilung in Netto und Umsatzsteuer gibt es nicht. Die verbindliche Rechnung erstellst du wie gewohnt in deinem Buchhaltungsprogramm.
4. Kommentar an die Kund:in
Im Feld „Kommentar (an Kunde)" entsteht der Text, den die Kund:in tatsächlich zu sehen bekommt. Das Besondere: Du musst ihn nicht selbst schreiben. repair.Dspatcha übernimmt deine Positionen automatisch als übersichtliche Liste und ergänzt unten die Gesamtsumme mit dem USt-Hinweis. Etwa so:
- Bremsbeläge wechseln: 18,00 €
- Arbeitszeit: 25,00 €
Geschätzte Gesamtkosten: 43,00 € (inkl. USt)
Du kannst diesen Text vor dem Senden noch frei anpassen — zum Beispiel einen freundlichen Satz ergänzen („Wir können die Reparatur bis Freitag erledigen.").
Hinweis: Änderst du danach noch eine Position oder die Summe, wird der Text neu erzeugt — deine handschriftlichen Ergänzungen gehen dann verloren. Schreib eigene Sätze deshalb am besten zuletzt, wenn die Positionen schon stehen.
5. Kostenschätzung senden
Bist du fertig, klickst du unten auf „Kostenvoranschlag senden".
- Der Auftrag wechselt damit vom Status Diagnose in den Status Kostenvoranschlag.
- Die Kund:in wird über die Schätzung informiert und kann sie auf ihrer Auftragsseite einsehen.
- Ein grünes Banner mit einem 60-Sekunden-Countdown erscheint. Solange er läuft, kannst du das Ganze über „Rückgängig" zurücknehmen.
Voraussetzung: Der Senden-Button lässt sich erst klicken, wenn mindestens eine Position einen Kurztext hat und die Gesamtsumme größer als 0 € ist. Solange das nicht erfüllt ist, bleibt der Button ausgegraut.
Wann eine ausführliche Schätzung — und wann das Budget-Limit reicht
Nicht jeder Auftrag braucht eine detaillierte Kostenschätzung mit vielen Einzelposten. Oft genügt das Budget-Limit (beim Check-In auch „Kostenlimit" genannt): Du vereinbarst mit der Kund:in einen Höchstbetrag, bis zu dem du ohne erneute Rückfrage reparieren darfst. Du legst es bei der Geräteannahme im Check-In fest; angezeigt wird es später im Auftragskopf der Auftragsdetailseite.
Das spart dir die Arbeit, jede Position einzeln aufzuschreiben — und gibt der Kund:in trotzdem das Gefühl von Kostenkontrolle, weil sie genau weiß, dass es nicht teurer wird als der vereinbarte Deckel.
Empfehlung: Nutze das Budget-Limit für klare, kleinere Reparaturen („Reparatur bis 50 € ist in Ordnung") und die ausführliche Kostenschätzung dann, wenn es teurer oder unübersichtlicher wird und die Kund:in die einzelnen Posten sehen möchte, bevor sie zustimmt.
Kostenschätzung als Leistung anbieten
Du kannst die Kostenschätzung auch zu einer Leistung machen, die Kund:innen schon bei der Anmeldung selbst anfordern — bei aufwändigen Diagnosen gegebenenfalls gegen Aufpreis. Dafür legst du sie im Anmeldeformular an:
- als eigene Auftragsart (über „+ Auftragsart"), z. B. „Kostenvoranschlag" — wenn die Schätzung selbst der eigentliche Auftrag ist, oder
- als Zusatzservice (über „+ Zusatzservice"), z. B. „Detaillierter Kostenvoranschlag" — wenn die Kund:in ihn zu einer Reparatur dazubuchen kann.
Beim Anlegen wählst du wie üblich das Preismodell (fester Preis, „ab"-Preis oder „auf Anfrage"). So kannst du den Aufwand für eine ausführliche Diagnose transparent abrechnen, statt ihn zu verschenken.
Hinweis: Auch ein hier hinterlegter Preis ist ein unverbindlicher Brutto-Schätzwert und keine Rechnung.
Häufige Fragen
Wo finde ich das Formular für die Kostenschätzung? Es erscheint von selbst oben auf der Auftragsdetailseite, sobald der Auftrag im Status Diagnose steht. Steht der Auftrag woanders im Ablauf, wird es nicht angezeigt — das ist normal.
Muss ich die Gesamtsumme selbst ausrechnen? Nein. repair.Dspatcha addiert alle Positionspreise automatisch. Nur wenn du bewusst einen anderen Endbetrag möchtest (z. B. gerundet), tippst du ihn von Hand ins Feld „Geschätzte Gesamtkosten".
Ich habe die Summe von Hand geändert — wie komme ich zur automatischen Summe zurück? Klicke auf das Rücksetz-Symbol (Kreispfeil) neben dem Betragsfeld. Dann rechnet repair.Dspatcha wieder die Summe deiner Positionen.
Sind die Beträge ein verbindliches Angebot? Nein. Es sind unverbindliche Brutto-Schätzwerte, keine Angebote und keine Rechnungen. Die verbindliche Abrechnung machst du in deinem Buchhaltungsprogramm.
Ich habe versehentlich auf „Kostenvoranschlag senden" geklickt. Was nun? Direkt danach erscheint ein grünes Banner mit Countdown. Klicke innerhalb von 60 Sekunden auf „Rückgängig". Ist der Countdown abgelaufen, kannst du den Auftrag über „Nächster Schritt" wieder zurückschalten.
Warum lässt sich der Senden-Button nicht klicken? Es fehlt entweder ein Kurztext in mindestens einer Position oder die Gesamtsumme ist noch 0 €. Sobald beides ausgefüllt ist, wird der Button aktiv.
Muss ich für jeden Auftrag eine ausführliche Kostenschätzung machen? Nein. Für klare, kleinere Reparaturen reicht oft das Budget-Limit aus dem Check-In — ein vereinbarter Höchstbetrag, bis zu dem du ohne Rückfrage reparierst. Die ausführliche Schätzung lohnt sich vor allem bei teureren oder unübersichtlichen Reparaturen.
Kann die Kund:in eine Kostenschätzung gezielt anfordern? Ja. Lege sie im Anmeldeformular als eigene Auftragsart oder als Zusatzservice an — bei Bedarf gegen Aufpreis. Dann können Kund:innen sie schon bei der Anmeldung auswählen.