Mit dem Terminkalender können deine Kund:innen online einen Termin buchen — zum Abgeben eines Auftrags (Annahme) und zum Abholen. Stell es dir wie die Online-Terminbuchung beim Arzt vor: Kund:innen sehen freie Zeiten und wählen selbst eine aus, statt bei dir anzurufen.
Du legst hier fest, wann und wie viele Termine angeboten werden — und das für jede Filiale getrennt. So vermeidest du Stoßzeiten, bei denen plötzlich fünf Leute gleichzeitig vor der Tür stehen, und behältst deinen Tag im Griff.
Du findest alles unter Team → Einstellungen → Terminkalender.
Keine Sorge: Du kannst hier nichts kaputtmachen. Deine Termin-Einstellungen gelten erst, wenn du auf „Speichern" klickst. Solange ein Bereich ausgeschaltet ist, wird Kund:innen dort einfach nichts angeboten.
Hast du mehrere Filialen?
Dann erscheint ganz oben das Auswahlfeld „Filiale". Stelle zuerst die Filiale ein, die du bearbeiten möchtest — jede Filiale hat ihren eigenen Terminkalender. Hast du nur eine Filiale, wird dieses Feld nicht angezeigt. Ganz unten findest du außerdem eine bequeme Möglichkeit, deine Einstellungen auf andere Filialen zu übertragen (siehe Abschnitt 6).
Die Schalter verstehen
An mehreren Stellen siehst du einen Schalter (einen kleinen Kippschalter zum An- und Ausstellen). Ist er eingeschaltet (dunkel), klappen darunter weitere Einstellungen auf. Ist er aus, bleibt der Bereich verborgen und für Kund:innen inaktiv.
1. Annahme- und Abholtermine
Ganz oben gibt es zwei Bereiche mit je einem Schalter:
- „Terminvergabe bei Auftragsanmeldung" — Kund:innen buchen einen Termin zum Abgeben (Annahme).
- „Terminvergabe bei Abholung" — Kund:innen buchen einen Termin zum Abholen.
Du kannst beides unabhängig voneinander ein- oder ausschalten. Sobald ein Schalter an ist, erscheinen diese Einstellungen:
| Feld | Was es bedeutet |
|---|---|
| Standarddauer | Wie lange ein einzelner Termin dauert (z. B. 15 Min). Daraus ergeben sich die buchbaren Zeitpunkte. |
| Pufferzeit | Eine kleine Pause zwischen zwei Terminen — Zeit zum Durchatmen oder Aufräumen. |
| Terminvergabe-Zeitraum | Wie weit im Voraus Kund:innen buchen können (z. B. 14 Tage). Gibt es nur bei der Annahme. |
Gut zu wissen: Dauer und Pufferzeit wählst du aus einer Liste fester Werte aus — du musst keine Zahlen frei eintippen.
2. Buchbare Zeitfenster
Hier legst du je Wochentag fest, in welchen Zeiträumen überhaupt Termine angeboten werden. Die Tage (Mo bis So) stehen untereinander.
So fügst du ein Zeitfenster hinzu:
- Klick beim gewünschten Wochentag auf „+ Zeitfenster".
- Trage die Von- und Bis-Uhrzeit ein (z. B. 09:00 bis 12:00).
- Brauchst du an einem Tag eine Mittagspause, leg einfach zwei Fenster an — z. B. 09:00–12:00 und 14:00–18:00.
Ein Fenster entfernst du über das kleine ✕ daneben. Tage ohne Fenster zeigen „geschlossen" an — dort werden keine Termine angeboten.
Tipp: Du kannst pro Tag beliebig viele Fenster anlegen. So bildest du auch ungewöhnliche Öffnungszeiten genau ab.
Abholung: dieselben Zeiten wie bei der Annahme?
Im Abhol-Bereich gibt es zusätzlich den Schalter „Check-in-Zeitfenster verwenden" („Check-in" ist der englische Begriff für die Annahme). Ist er an, gelten für die Abholung automatisch dieselben Zeitfenster wie für die Annahme — du musst sie nicht doppelt pflegen. Schalte ihn aus, wenn die Abholung andere Zeiten haben soll; dann erscheint ein eigener Zeitfenster-Bereich.
3. Werkstattampel-Kopplung (optional)
Mit dem Schalter „Werkstattampel-Kopplung" kannst du die Terminverfügbarkeit an deine Werkstattampel koppeln. So passt sich die Terminvergabe automatisch an deine Auslastung an.
Wichtig: Die Kopplung gilt nur für Annahme-Termine. Abholtermine sind nie betroffen — deine Kund:innen können ihre fertige Reparatur immer abholen.
Für jede Ampelfarbe (Grün, Gelb, Rot) wählst du, was passieren soll:
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Voll verfügbar | Termine wie gewohnt buchbar. |
| Mit Vorlauf | Termine erst ab einer bestimmten Anzahl Tagen in der Zukunft buchbar. Die Anzahl trägst du daneben bei „Tage Vorlauf" ein. |
| Gesperrt | Es werden keine neuen Annahmetermine angeboten. |
Ein sinnvolles Beispiel: Grün = „Voll verfügbar", Gelb = „Mit Vorlauf" (z. B. 5 Tage), Rot = „Gesperrt".
4. Gesetzliche Feiertage automatisch freihalten
Mit dem Schalter „Gesetzliche Feiertage als Schließtage" sorgst du dafür, dass an Feiertagen automatisch keine Termine angeboten werden. Ist er an, erscheint das Auswahlfeld „Bundesland" — wähle dort dein Bundesland, denn Feiertage unterscheiden sich je nach Region.
Hinweis: Solange bei „Bundesland" noch „Bitte wählen" steht, kann repair.Dspatcha die Feiertage nicht zuordnen. Wähle dein Bundesland aus, damit die automatische Freihaltung wirkt.
5. Speichern und einzelne Schließtage
Wenn du an den Einstellungen 1 bis 4 etwas geändert hast, klick auf den Knopf „Speichern". Danach erscheint kurz eine grüne Bestätigung („Gespeichert"); klappt etwas nicht, siehst du einen roten Hinweis.
Darunter findest du den Bereich „Schließtage & Betriebsferien" für einzelne Tage oder Zeiträume (z. B. Inventur oder Urlaub), an denen keine Termine angeboten werden:
- Wähle bei „Von" das Startdatum und bei „Bis" das Enddatum (für einen einzelnen Tag nimmst du zweimal dasselbe Datum).
- Trag bei „Bezeichnung" optional einen Grund ein (z. B. „Betriebsferien").
- Klick auf „Hinzufügen" — der Eintrag erscheint sofort in der Liste.
Gut zu wissen: Schließtage werden direkt beim Hinzufügen übernommen — dafür brauchst du nicht noch einmal „Speichern". Einen geplanten Eintrag entfernst du über „Entfernen". Vergangene Zeiträume bleiben grau zur Übersicht stehen und lassen sich nicht mehr löschen.
6. Einstellungen auf andere Filialen übernehmen
Hast du mehrere Filialen, erscheint ganz unten der Bereich „Konfiguration auf andere Filialen übernehmen". Damit überträgst du die Termin-Einstellungen der gerade gewählten Filiale auf weitere Filialen — praktisch, wenn überall ähnliche Regeln gelten sollen.
- Setz ein Häkchen bei jeder Filiale, die die Einstellungen übernehmen soll.
- Möchtest du auch die Schließtage mitkopieren, setz zusätzlich das Häkchen bei „Schließtage & Betriebsferien ebenfalls übernehmen".
- Klick auf „Übernehmen".
Hinweis: Adresse, Bundesland und Öffnungszeiten bleiben für jede Filiale individuell — diese werden bewusst nicht mitkopiert.
Häufige Fragen
Ich habe alles eingestellt, aber Kund:innen können keinen Termin buchen. Woran liegt das? Prüfe drei Dinge: Ist der passende Schalter (Annahme bzw. Abholung) eingeschaltet? Hast du für die jeweiligen Wochentage Zeitfenster hinterlegt? Und hast du am Ende auf „Speichern" geklickt? Erst dann sind Termine buchbar.
Was ist der Unterschied zwischen „Pufferzeit" und „Standarddauer"? Die Standarddauer ist die Länge eines Termins. Die Pufferzeit ist eine kurze Pause danach, bevor der nächste Termin beginnt — z. B. zum Aufräumen oder für ein kurzes Gespräch.
Beeinflusst die Werkstattampel auch die Abholtermine? Nein. Die Ampel-Kopplung wirkt ausschließlich auf Annahme-Termine. Abholtermine bleiben immer buchbar, damit Kund:innen ihre fertige Reparatur jederzeit abholen können.
Muss ich die Zeitfenster für die Abholung getrennt pflegen? Nur wenn du möchtest. Schalte im Abhol-Bereich „Check-in-Zeitfenster verwenden" ein, dann gelten automatisch dieselben Zeiten wie bei der Annahme.
Ich habe einen Schließtag eingetragen, aber er lässt sich nicht entfernen. Dann liegt der Zeitraum bereits in der Vergangenheit — solche Einträge bleiben grau zur Übersicht stehen. Nur geplante (zukünftige) Schließtage kannst du über „Entfernen" löschen.
Der Terminkalender ist ein kostenpflichtiges Zusatz-Feature. Sollte der Bereich bei dir gesperrt oder nicht sichtbar sein, ist er für deinen Tarif noch nicht freigeschaltet. Wende dich an uns, wenn du ihn nutzen möchtest.