Jeder Auftrag in repair.Dspatcha durchläuft eine Reihe von Status-Stufen — von der ersten Anmeldung bis zur Abholung. Welche Stufen es gibt, in welcher Reihenfolge sie möglich sind und wer sie auslösen kann, nennt man den Status-Flow deiner Werkstatt.
Unter Team → Einstellungen → Status-Flow siehst du auf einen Blick, wie dein Flow aufgebaut ist: welche Status es gibt, welche Übergänge erlaubt sind und wer einen Übergang auslösen kann (du als Team, deine Kund:innen selbst oder das System automatisch).
Als Werkstatt-Admin kannst du außerdem die Bezeichnungen anpassen — also wie ein Status für dein Team heißt, wie er für deine Kund:innen erscheint und wie der Knopf beschriftet ist, mit dem dein Team einen Übergang auslöst.
Keine Sorge: Die Übersicht ist nur zum Lesen — du kannst darin nichts versehentlich verändern. Und falls du Labels bearbeitest: Die Änderung gilt erst, wenn du auf „Speichern" klickst.
1. Die Übersicht — dein Flow auf einen Blick
In der Übersicht siehst du alle Status deiner Werkstatt als Karten. Jede Karte zeigt:
- Den farbigen Punkt links — die Farbe des Status (wie er in der App erscheint).
- Die Bezeichnung des Status und seine Nummer (intern, z. B.
#20). - Den Hinweis „Endstatus", wenn von dort kein weiterer Übergang mehr möglich ist (z. B. „Abgeholt" oder „Storniert").
- Darunter alle möglichen Übergänge von diesem Status aus. Für jeden
Übergang siehst du:
-
Ein kleines Auslöser-Badge (wer den Übergang startet):
Badge Bedeutung Manuell Dein Team löst den Übergang per Knopfdruck aus. Kunde Deine Kund:in löst ihn selbst aus (z. B. Kostenvoranschlag freigeben). Automatisch Das System löst ihn nach einer festgelegten Wartezeit aus. -
Den Zielstatus, in den der Übergang führt (farbiger Chip).
-
Den aktuellen Button-Text (falls vorhanden) — das ist das, was auf dem Knopf in der Auftragsansicht steht, z. B. „Fertig melden".
-
Gut zu wissen: Die Übersicht ist für alle Mitarbeiter:innen sichtbar — ein Überblick hilft dem ganzen Team zu verstehen, was wann passiert.
2. Labels anpassen
Voraussetzung: Das Anpassen von Labels ist nur für Werkstatt-Admins verfügbar und erfordert das entsprechende Feature-Paket. Siehst du keinen Schalter „Übersicht / Labels anpassen" oben rechts, ist das Paket bei dir noch nicht freigeschaltet — lies dazu den Hinweis am Ende dieser Anleitung.
Wenn du Labels anpassen kannst, erscheint oben rechts ein Schalter mit zwei Ansichten: „Übersicht" und „Labels anpassen". Klicke auf „Labels anpassen", um in den Editor zu wechseln.
Der Editor ist in zwei Bereiche aufgeteilt:
Status-Labels
Hier siehst du alle Status untereinander. Für jeden Status gibt es zwei Textfelder:
| Feld | Wofür |
|---|---|
| Team-Label | Wie der Status für dein Team heißt — in der Auftragsübersicht und im Board. |
| Kunden-Label (optional) | Wie der Status für deine Kund:innen auf der Auftrags-Statusseite heißt. Lässt du das Feld leer, erscheint dort automatisch das Team-Label. |
Sobald du etwas änderst, erscheint ein „Speichern"-Knopf direkt neben dem jeweiligen Status. Klicke darauf — du erhältst sofort eine Rückmeldung („Gespeichert" in Grün). Jeder Status wird einzeln gespeichert; du kannst also Status für Status durchgehen.
Übergangs-Labels
Hier siehst du alle manuellen Übergänge — also die, die dein Team per Knopfdruck auslöst. Für jeden Übergang gibt es ein Textfeld „Button-Text": das ist die genaue Beschriftung, die auf dem Knopf in der Auftragsansicht steht.
Auch hier erscheint „Speichern" sobald du etwas änderst, und du bekommst direkt eine Rückmeldung.
Tipp: Überlege, welche Bezeichnungen in deiner Branche üblich sind. Eine Schuhwerkstatt spricht von „Fertig zur Abholung", eine Uhrmacherwerkstatt vielleicht von „Reparatur abgeschlossen". Passe die Labels an deine Sprache an — deine Kund:innen und dein Team werden es zu schätzen wissen.
3. Wo deine Labels erscheinen
| Label | Sichtbar für | Wo genau |
|---|---|---|
| Team-Label | Dein Team | Auftragsübersicht, Board, Auftragsdetail, Statusverlauf |
| Kunden-Label | Deine Kund:innen | Auftrags-Statusseite (per QR-Code oder Link erreichbar) |
| Button-Text (Übergang) | Dein Team | Auftragsdetail → Nächste Schritte (Knopf zum Statuswechsel) |
Hinweis: Eine Änderung gilt sofort nach dem Speichern — auch für laufende Aufträge. Du musst keine Seite neu laden.
Häufige Fragen
Kann ich Status hinzufügen oder entfernen? Nein — welche Status es gibt und welche Übergänge zwischen ihnen möglich sind, ist Teil der Workflow-Vorlage deiner Werkstatt. Das ist Absicht: ein strukturierter Flow vermeidet Fehler im Alltag. Wenn du eine andere Vorlage brauchst, sprich uns an.
Was passiert, wenn ich das Kunden-Label leer lasse? Leergelassene Kunden-Labels zeigen automatisch das Team-Label. Du musst also nur dann etwas eintragen, wenn du für Kund:innen eine andere Formulierung willst als für dein Team.
Kann ich eine Änderung rückgängig machen? Trage einfach das alte Wort wieder ein und speichere. Es gibt kein automatisches Rückgängig, aber da jeder Status einzeln gespeichert wird, betrifft eine versehentliche Änderung immer nur einen Eintrag.
Ich sehe keinen Schalter „Labels anpassen" — warum? Entweder bist du nicht als Werkstatt-Admin eingeloggt, oder das Feature-Paket ist für deine Werkstatt noch nicht freigeschaltet. Sieh dir dazu den Hinweis unten an.
Gilt eine Label-Änderung auch für alte Aufträge? Das Label selbst ändert sich sofort überall in der App. Im Statusverlauf (Auftragsdetail) stehen allerdings die Statusnummern — die bleiben immer gleich, unabhängig vom Label.
Labels anpassen ist ein kostenpflichtiges Feature. Es ist ab dem Paket Werkstatt und Kette verfügbar. Sollte der Schalter „Labels anpassen" bei dir nicht erscheinen, ist das Paket noch nicht freigeschaltet. Wende dich an uns, um es zu aktivieren.