Erinnerungen sind automatische E-Mails an Kund:innen, die etwas vergessen haben: entweder ihr Gerät noch nicht angeliefert haben (obwohl der Auftrag schon angemeldet ist) oder ihr fertiges Gerät noch nicht abgeholt haben. Stell es dir wie einen freundlichen, höflichen Schubser vor — den repair.Dspatcha für dich übernimmt, damit du nicht selbst hinterhertelefonieren musst.
Du legst hier fest, wann die erste Erinnerung kommt, ob danach nachgefasst wird und – bei der Anlieferung – ob ein lange liegengebliebener Auftrag irgendwann automatisch storniert wird. Alles wird pro Filiale und getrennt nach Anlieferung und Abholung eingestellt.
Du findest alles unter Team → Einstellungen → Erinnerungen.
Keine Sorge: Du kannst hier nichts kaputtmachen. Deine Einstellungen gelten erst, wenn du auf „Speichern" klickst. Und solange der Hauptschalter aus ist, wird nichts verschickt und nichts storniert.
Hast du mehrere Filialen?
Dann erscheint ganz oben das Auswahlfeld „Filiale". Stelle zuerst die Filiale ein, die du bearbeiten möchtest — jede Filiale hat ihre eigenen Erinnerungs-Regeln. Hast du nur eine Filiale, wird dieses Feld nicht angezeigt.
1. Der Hauptschalter
Ganz oben steht der zentrale Schalter „Automatische Erinnerungen & Stornierung" (ein kleiner Kippschalter zum An- und Ausstellen). Er entscheidet, ob diese Filiale überhaupt automatische Erinnerungen verschickt.
Wichtig: Ist der Hauptschalter aus, werden für diese Filiale keine Erinnerungen versendet und nichts automatisch storniert. Deine Einstellungen darunter bleiben zwar gespeichert, haben aber keine Wirkung, bis du den Schalter wieder einschaltest.
2. Die zwei Reiter: Anlieferung und Abholung
Unter dem Hauptschalter findest du zwei Reiter (Umschalt-Knöpfe):
| Reiter | Wofür er da ist |
|---|---|
| Anlieferung | Erinnert Kund:innen, die einen Auftrag angemeldet, das Gerät aber noch nicht gebracht haben. |
| Abholung | Erinnert Kund:innen, deren Gerät fertig ist, das aber noch nicht abgeholt wurde. |
Klick auf einen Reiter, um dessen Einstellungen zu sehen. Gespeichert wird am Ende für beide Reiter gemeinsam.
3. Reiter „Anlieferung"
Hier stellst du ein, was passiert, wenn ein Auftrag angemeldet ist, das Gerät aber noch auf sich warten lässt.
Abhängigkeit von der Werkstattampel
Unter „Anlieferungs-Erinnerungen abhängig von Ampel" entscheidest du, bei welcher Auslastung überhaupt erinnert wird. Hintergrund: Bei roter Werkstattampel werden grundsätzlich keine Anlieferungs-Erinnerungen verschickt (du willst ja keine neuen Geräte hereinholen, wenn du voll bist). Du hast die Wahl:
- Nur bei grüner Ampel — erinnert wird ausschließlich, wenn reichlich Platz ist.
- Bei grüner und gelber Ampel — erinnert wird auch, wenn es schon etwas voller ist.
Wann kommt die erste Erinnerung?
Unter „Erst-Erinnerung" wählst du, wie lange nach der Anmeldung die erste Erinnerung verschickt wird: Nach 3 Tagen, Nach 7 Tagen oder Nach 30 Tagen.
Soll danach nachgefasst werden?
Unter „Folge-Erinnerungen" legst du fest, was passiert, wenn die Kund:in trotzdem nicht anliefert:
- Keine Folge-Erinnerungen — es bleibt bei der einen Erinnerung.
- Wöchentlich — danach jede Woche eine Erinnerung.
- Monatlich — danach jeden Monat eine Erinnerung.
Automatische Stornierung (optional)
Im Bereich „Automatische Stornierung" kannst du festlegen, dass ein Auftrag, der viel zu lange nicht angeliefert wird, irgendwann automatisch storniert wird.
- Setz den Haken bei „Aktiviert".
- Trag bei „Nach Monaten" ein, nach wie vielen Monaten storniert werden soll.
Gut zu wissen: Der Zeitzähler startet mit der ersten Erinnerung. Spätere Folge-Erinnerungen verlängern ihn nicht — die Frist läuft also unabhängig davon weiter.
4. Reiter „Abholung"
Hier stellst du ein, was passiert, wenn ein Gerät fertig ist, aber noch in deiner Werkstatt liegt.
- „Erst-Erinnerung Abholung" — wann die erste Abhol-Erinnerung kommt (Nach 3, 7 oder 30 Tagen).
- „Folge-Erinnerungen Abholung" — ob danach Wöchentlich, Monatlich oder gar nicht nachgefasst wird.
Hinweis: Abhol-Erinnerungen sind unabhängig von der Werkstattampel — sie werden auch bei gelber und roter Ampel verschickt. Schließlich soll Platz frei werden, wenn fertige Geräte abgeholt werden.
5. Speichern
Wenn du in einem oder beiden Reitern etwas geändert hast, klick unten auf „Speichern". Erst dann werden deine Einstellungen für die oben gewählte Filiale übernommen. Danach erscheint kurz eine grüne Bestätigung („Einstellungen gespeichert"); klappt etwas nicht, siehst du einen roten Hinweis.
Wichtig: Wechselst du die Filiale oder verlässt die Seite, ohne zu speichern, gehen deine Änderungen verloren.
Häufige Fragen
Ich habe alles eingestellt, aber es werden keine Erinnerungen verschickt. Woran liegt das? Prüfe zuerst den Hauptschalter ganz oben — ist er aus, passiert für diese Filiale gar nichts. Achte außerdem darauf, dass du am Ende auf „Speichern" geklickt hast.
Warum bekommen meine Kund:innen keine Anlieferungs-Erinnerung, obwohl alles eingestellt ist? Vermutlich steht deine Werkstattampel gerade auf Rot — dann werden grundsätzlich keine Anlieferungs-Erinnerungen versendet. Auch bei Gelb hängt es davon ab, ob du „Nur bei grüner Ampel" oder „Bei grüner und gelber Ampel" gewählt hast.
Wirkt sich die Ampel auch auf die Abhol-Erinnerungen aus? Nein. Abhol-Erinnerungen werden immer verschickt, auch bei gelber oder roter Ampel.
Verlängert sich die Frist zur automatischen Stornierung mit jeder Folge-Erinnerung? Nein. Der Zähler startet mit der ersten Erinnerung und läuft unabhängig von späteren Folge-Erinnerungen bis zur eingestellten Monatszahl.
Gelten meine Einstellungen für alle Filialen? Nein. Alle Einstellungen auf dieser Seite gelten nur für die oben ausgewählte Filiale. Für weitere Filialen wählst du sie nacheinander aus und speicherst jeweils.