repair.Dspatcha verschickt an den wichtigsten Schritten automatisch E-Mails an deine Kund:innen — zum Beispiel die Anmeldebestätigung nach der Abgabe, ein Status-Update zwischendurch oder die Nachricht „Ihre Reparatur ist abholbereit". Stell es dir wie eine freundliche Empfangskraft vor, die deine Kund:innen automatisch auf dem Laufenden hält, ohne dass du selbst zum Telefon greifen musst.
Diese E-Mails sind von Haus aus fertig formuliert und einsatzbereit. Auf dieser Seite kannst du zwei Dinge anpassen: die Antwort-Adresse (wohin Antworten deiner Kund:innen gehen) und – wenn du möchtest – die Texte der einzelnen E-Mails.
Du findest alles unter Team → Einstellungen → Benachrichtigungen.
Keine Sorge: Du kannst hier nichts kaputtmachen. Für jede E-Mail gibt es einen fertigen Standardtext, der immer funktioniert. Eigene Texte werden erst aktiv, wenn du den Haken setzt und auf „Speichern" klickst — und du kannst jederzeit mit einem Klick zum Standard zurückkehren.
1. Antwort-Adresse
Ganz oben im Bereich „Antwort-Adresse" legst du fest, an welche E-Mail-Adresse die Antworten deiner Kund:innen gehen. Schreibt also jemand auf eine automatische Mail zurück, landet die Nachricht in genau diesem Postfach.
- Trag im Feld „Reply-To" deine gewünschte E-Mail-Adresse ein (z. B. die E-Mail deiner Werkstatt).
- Klick auf „Speichern".
Wichtig: Lässt du das Feld leer, wird
no-reply@repair.dspatcha.comverwendet — Antworten deiner Kund:innen kommen dann bei niemandem an. Trag am besten eine Adresse ein, die du auch wirklich liest.
2. Die verschiedenen E-Mail-Typen
Im Bereich „Vorlagen" findest du eine Reihe kleiner Knöpfe (Pillen-Form). Jeder steht für eine E-Mail an einer bestimmten Stelle im Ablauf. Klick einen Knopf an, um die jeweilige E-Mail anzusehen oder zu bearbeiten:
| E-Mail-Typ | Wird verschickt … |
|---|---|
| Anmeldebestätigung | nach der Auftragsannahme. |
| Terminbestätigung | wenn ein Termin gebucht wurde. |
| Erinnerung Anlieferung | als Erinnerung vor dem Abgabe-Termin. |
| Status-Update | bei einer Änderung am Bearbeitungsstand. |
| Kostenvoranschlag | wenn du eine Kostenschätzung mitteilst. |
| Abholbereit | sobald die Reparatur fertig ist. |
| Erinnerung Abholung | als Erinnerung, die fertige Sache abzuholen. |
| Stornierungsbestätigung | wenn ein Auftrag storniert wird. |
| Bewertungsanfrage | um nach der Abholung um eine Bewertung zu bitten. |
| Antwort auf Kundennachricht | als Antwort auf eine Nachricht der Kund:in. |
Über dem Text siehst du außerdem ein kleines Status-Schild, das dir verrät, was gerade gilt:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Standard | Es wird der vorgegebene Text verwendet. |
| Eigene aktiv | Dein selbst geschriebener Text ist im Einsatz. |
| Eigene inaktiv | Du hast einen eigenen Text gespeichert, aber gerade ist wieder der Standard aktiv. |
3. Standard-Vorlage und Platzhalter
Zu jedem Typ siehst du zuerst die „Standard-Vorlage" mit Betreff und Nachricht. Dieser Text ist nur zum Ansehen — du kannst ihn als Vorlage für deine eigene Version nutzen.
Darunter steht oft „Verfügbare Platzhalter:" mit Begriffen in doppelten
geschweiften Klammern, zum Beispiel {{kundenname}} oder {{auftragsnummer}}. Ein
Platzhalter ist ein Stellvertreter: Beim Versand setzt repair.Dspatcha dort
automatisch die echten Auftragsdaten ein. Aus „Hallo {{kundenname}}" wird dann beim
Kunden Maier zum Beispiel „Hallo Herr Maier".
Wichtig: Platzhalter müssen exakt so geschrieben sein wie angegeben — am besten kopierst du sie aus der Standard-Vorlage, statt sie abzutippen. Ein Tippfehler sorgt sonst dafür, dass der Platzhalter nicht ersetzt wird.
Gut zu wissen: Bei der Anmeldebestätigung wird unter deiner Nachricht automatisch ein QR-Code für den Check-in angehängt — darum musst du dich nicht kümmern.
4. Eigene Version verwenden
Möchtest du Betreff und Text selbst formulieren, gehst du so vor:
- Setz den Haken bei „Eigene Version verwenden". Darunter klappt der Bereich „Eigene Vorlage" mit eigenen Eingabefeldern auf.
- Schreib deinen eigenen Betreff und deine eigene Nachricht. Die Standard- Vorlage darüber kannst du dir als Muster danebenlegen.
- Klick auf „Speichern". Ab jetzt steht der Status auf „Eigene aktiv", und deine Kund:innen erhalten deinen Text.
Möchtest du wieder zum vorgegebenen Text zurück, klick auf „Eigene Version löschen". Du wirst noch einmal gefragt, ob du sicher bist — danach gilt wieder der Standardtext.
Tipp: Nimm die wichtigen Platzhalter (z. B. für Name und Auftragsnummer) in deinen eigenen Text mit auf, damit deine E-Mail weiterhin persönlich und vollständig wirkt.
5. Vorschau — so sieht deine E-Mail aus
Rund um die Vorlagen siehst du eine Vorschau des kompletten E-Mail-Rahmens: oben dein Logo und deine Farbe (aus dem Branding), unten deine Kontaktdaten und Öffnungszeiten (aus den Stammdaten) — genau so, wie deine Kund:innen die Mail erhalten.
Empfehlung: Stimmt im Rahmen etwas nicht (z. B. fehlt eine Telefonnummer oder die falsche Adresse erscheint), korrigierst du das nicht hier, sondern in den Stammdaten bzw. im Branding. Die Vorschau zieht ihre Angaben von dort.
Wichtig zum Speichern
Die Antwort-Adresse und jede einzelne Vorlage werden getrennt gespeichert. Wechselst du zu einem anderen E-Mail-Typ oder verlässt die Seite, ohne vorher auf den passenden „Speichern"-Knopf zu klicken, gehen deine Änderungen verloren. Speichere also Schritt für Schritt.
Häufige Fragen
Muss ich diese E-Mails erst einrichten, damit sie verschickt werden? Nein. Alle E-Mails haben einen fertigen Standardtext und werden automatisch verschickt. Du musst hier nur etwas tun, wenn du den Text oder die Antwort-Adresse anpassen möchtest.
Ich habe einen eigenen Text gespeichert, aber meine Kund:innen bekommen weiter den Standard. Woran liegt das? Prüfe das Status-Schild über dem Text. Steht dort „Eigene inaktiv", ist der Haken bei „Eigene Version verwenden" nicht gesetzt. Setz ihn und speichere erneut, bis dort „Eigene aktiv" steht.
Was passiert, wenn ich einen Platzhalter falsch schreibe? Dann wird er nicht durch die echten Daten ersetzt und erscheint so, wie du ihn getippt hast, in der E-Mail. Kopiere Platzhalter deshalb am besten direkt aus der Standard-Vorlage.
Antworten meiner Kund:innen kommen nicht an. Warum?
Vermutlich ist die Antwort-Adresse leer — dann wird no-reply@repair.dspatcha.com
genutzt, das keine Antworten empfängt. Trag oben unter „Antwort-Adresse" eine Adresse
ein, die du regelmäßig liest, und speichere.
Wie ändere ich Logo, Farben oder die Kontaktdaten in der E-Mail? Diese kommen aus dem Branding (Logo, Farben) und den Stammdaten (Adresse, Telefon, Öffnungszeiten) — nicht aus diesem Bereich. Passe sie dort an, die Vorschau aktualisiert sich entsprechend.