Im Bereich Mitarbeiter legst du fest, wer Zugang zu deiner Werkstatt-App hat. Stell es dir wie den Schlüsselkasten deiner Werkstatt vor: Du entscheidest, wer einen Schlüssel bekommt, für welche Filiale er gilt — und kannst einen Schlüssel jederzeit wieder einziehen.
Du legst hier neue Mitarbeiter:innen an, ordnest sie deinen Filialen zu und steuerst, ob ihr Zugang aktiv ist. Das Praktische: Du musst keine Passwörter vergeben oder weitergeben. Neue Mitarbeiter:innen bekommen automatisch eine Einladung per E-Mail und setzen ihr Passwort selbst.
Du findest alles unter Team → Einstellungen → Mitarbeiter.
Voraussetzung: Diesen Bereich können nur Werkstatt-Administratoren öffnen. Bist du nicht als Administrator angemeldet, wird er dir nicht angezeigt.
Keine Sorge: Du kannst hier niemanden „aus Versehen löschen". Statt zu löschen, wird ein Zugang nur deaktiviert — die Daten bleiben erhalten und du kannst den Zugang jederzeit wieder aktivieren.
Dein Kontingent oben rechts
Oben rechts siehst du ein kleines Schild, z. B. „3 / 5 Nutzer". Es zeigt, wie viele Zugänge du laut deinem Paket nutzen darfst (genutzte / maximale Nutzer). Mitge- zählt werden alle aktiven Mitarbeiter:innen inklusive dir selbst — deaktivierte Zugänge zählen nicht mit.
Hinweis: Ist das Limit erreicht, kannst du niemanden mehr anlegen. Dann deaktivierst du entweder eine Person, die keinen Zugang mehr braucht, oder du erweiterst dein Paket.
1. Die Mitarbeiterliste
Die Tabelle „Mitarbeiter" zeigt alle Zugänge auf einen Blick:
| Spalte | Was sie zeigt |
|---|---|
| Name | Vor- und Nachname sowie die E-Mail-Adresse. |
| Rolle | Admin (darf alles verwalten) oder Mitarbeiter (normaler Zugang). |
| Filialen | Welchen Filialen die Person zugeordnet ist. |
| Status | Aktiv (Zugang funktioniert) oder Inaktiv (Zugang gesperrt). |
| Aktion | Knopf zum Deaktivieren bzw. Reaktivieren. |
Zwei Dinge, die dir in der Liste begegnen:
- „Einladung ausstehend" unter einem Namen bedeutet: Die Person hat ihr Passwort noch nicht gesetzt, die Einladung wurde also noch nicht abgeschlossen.
- „Du" in der Aktion-Spalte markiert deine eigene Zeile. Deinen eigenen Zugang kannst du hier nicht ändern — das ist ein Schutz, damit du dich nicht versehentlich selbst aussperrst.
2. Eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter anlegen
- Klick unten auf „Mitarbeiter anlegen", um den Bereich aufzuklappen.
- Trag Vorname, Nachname und E-Mail ein.
- Die E-Mail-Adresse wird sofort geprüft. Du siehst eine kurze Rückmeldung:
- „E-Mail ist verfügbar." — alles in Ordnung.
- „Diese E-Mail-Adresse ist bereits registriert." oder „Ein Mitarbeiter mit dieser E-Mail existiert bereits in deinem Team." — dann nimm eine andere Adresse.
- Wähle bei „Filialen" die Filialen aus, auf die die Person Zugriff haben soll (siehe nächster Abschnitt).
- Klick auf „Mitarbeiter anlegen".
Danach erscheint die Bestätigung „Mitarbeiter angelegt — Einladung wurde versendet.". Die Person bekommt automatisch eine E-Mail und legt darüber ihr eigenes Passwort fest.
Gut zu wissen: Du vergibst kein Passwort und musst keines weitergeben. Das macht jede:r Mitarbeiter:in selbst über den Link in der Einladungs-E-Mail. Bis dahin steht in der Liste „Einladung ausstehend".
3. Filialzuordnung
Bei der Anlage entscheidest du über die Häkchen unter „Filialen", auf welche Filialen die Person Zugriff hat. Du kannst auch mehrere auswählen.
Wichtig: Triffst du keine Auswahl, ist die Person keiner Filiale zugeordnet und hat dort keinen Zugriff. Setz also mindestens ein Häkchen, wenn die Person arbeiten können soll.
4. Zugang sperren oder wieder freigeben
Möchte jemand die Werkstatt verlassen oder soll vorübergehend keinen Zugang haben, löschst du den Zugang nicht — du deaktivierst ihn:
- Such die Person in der Liste.
- Klick in der Spalte „Aktion" auf „Deaktivieren". Der Status wechselt auf Inaktiv, der Zugang ist gesperrt und ein Platz im Kontingent wird frei.
Soll die Person später wieder arbeiten, klickst du bei ihr auf „Reaktivieren" — der Zugang ist sofort wieder aktiv.
Gut zu wissen: Beim Deaktivieren bleiben alle Daten der Person erhalten. Es ist also kein endgültiger Schritt, sondern jederzeit umkehrbar.
Wichtig zum Speichern
Diesen Bereich musst du nicht extra speichern — es gibt keinen „Speichern"-Knopf. Jede Aktion (Anlegen, Deaktivieren, Reaktivieren) wird sofort wirksam.
Häufige Fragen
Ich finde den Bereich „Mitarbeiter" gar nicht. Woran liegt das? Diesen Bereich können nur Werkstatt-Administratoren sehen. Bist du nicht als Administrator angemeldet, wird er dir nicht angezeigt.
Welches Passwort gebe ich meiner neuen Mitarbeiterin? Gar keines. Sie erhält automatisch eine Einladung per E-Mail und legt ihr Passwort selbst fest. Bis dahin steht in der Liste „Einladung ausstehend".
Ich kann niemanden mehr anlegen — der Knopf ist gesperrt. Dann ist dein Nutzer-Limit erreicht (siehe Schild oben rechts). Deaktiviere eine Person, die keinen Zugang mehr braucht, oder erweitere dein Paket. Deaktivierte Zugänge zählen nicht ins Kontingent.
Wie entferne ich jemanden endgültig? Statt zu löschen, deaktivierst du den Zugang über „Deaktivieren". Die Daten bleiben erhalten, der Zugang ist gesperrt und der Platz im Kontingent wird frei. So bleibt nachvollziehbar, wer welche Aufträge bearbeitet hat.
Warum kann ich meinen eigenen Zugang nicht ändern? Deine eigene Zeile ist mit „Du" markiert und gesperrt — damit du dich nicht versehentlich selbst aussperrst. Soll dein Zugang geändert werden, muss das eine andere Person mit Admin-Rechten übernehmen.