Mit Kundenrückfragen können deine Kund:innen dir direkt zu ihrem Auftrag eine Nachricht schreiben — und du antwortest bequem aus der App. Stell es dir wie einen kleinen Nachrichten-Verlauf (ähnlich einem Chat) vor, der fest mit dem jeweiligen Auftrag verbunden ist.
Der Vorteil: Die ganze Kommunikation zu einem Gerät bleibt an einem Ort und ist sauber dokumentiert — kein Suchen mehr in E-Mails, Telefonnotizen oder WhatsApp-Nachrichten. Deine Antwort geht der Kund:in automatisch per E-Mail zu und erscheint auch auf ihrer Kunden-Auftragsseite.
Du findest die Rückfragen auf der Auftragsdetailseite in der Karte „Kundenrückfragen". Neue Rückfragen werden dir außerdem an mehreren Stellen auffällig gemeldet (siehe nächster Abschnitt).
Keine Sorge: Hier kannst du nichts kaputtmachen. Eine Nachricht zu öffnen verändert nur ihren Lese-Status. Erst wenn du auf „Antwort senden" klickst, geht deine Antwort raus.
Wo du neue Rückfragen siehst
Damit dir keine Nachricht entgeht, meldet repair.Dspatcha neue Rückfragen an drei Stellen:
| Ort | Was du siehst |
|---|---|
| Kundenpostfach (Brief-Symbol in der Statusleiste) | Eine rote Zahl mit der Anzahl ungelesener Rückfragen — filialweit über alle Aufträge. Dazu ertönt bei einer neuen Nachricht ein kurzer Ton. |
| Roter Hinweis am Auftrag | Unter dem Auftragskopf erscheint ein roter Balken „… neue Kundenrückfrage(n)". Ein Klick auf „anzeigen" springt zur Karte. |
| Karte „Kundenrückfragen" | Auf der Auftragsdetailseite die vollständige Liste aller Rückfragen zu diesem Auftrag, neueste zuerst. |
1. Eine Rückfrage lesen
In der Karte „Kundenrückfragen" steht jede Nachricht als eigene Zeile mit einer kurzen Vorschau und dem Datum.
- Ungelesene Nachrichten sind fett dargestellt, damit sie auffallen.
- Klick auf eine Zeile, um die vollständige Nachricht aufzuklappen (sie erscheint wie ein kleiner Notizzettel).
- Sobald du eine ungelesene Nachricht öffnest, gilt sie als gelesen — die rote Zahl im Kundenpostfach und der Hinweis am Auftrag aktualisieren sich entsprechend.
Tipp: Möchtest du eine Nachricht später noch einmal als Erinnerung sehen, klick im aufgeklappten Zustand auf „als ungelesen markieren". Dann erscheint sie wieder als ungelesen.
2. Auf eine Rückfrage antworten
- Klapp die gewünschte Nachricht auf und klick auf „Antworten".
- Schreib deine Antwort in das Textfeld („Antwort schreiben …").
- Klick auf „Antwort senden".
Deine Antwort wird sofort verschickt: Die Kund:in erhält sie per E-Mail und sieht sie zugleich auf ihrer Kunden-Auftragsseite. Im Auftragsverlauf taucht sie als „Antwort an den Kunden" auf.
Schneller antworten mit Antwortbausteinen
Hast du Antwortbausteine hinterlegt (vorformulierte Textbausteine), erscheinen sie über dem Textfeld als kleine Knöpfe. Ein Klick fügt den Baustein in deine Antwort ein — du kannst ihn danach noch anpassen. So beantwortest du häufige Fragen mit wenigen Klicks.
Tipp: Antwortbausteine pflegst du unter Team → Einstellungen → Kommunikation → Antwortbausteine.
3. Woran du erkennst, dass eine Rückfrage erledigt ist
Sobald du auf eine Rückfrage geantwortet hast, erscheint vor der Nachricht ein grünes Häkchen mit dem Hinweis „Beantwortet". So siehst du auf einen Blick, welche Rückfragen schon erledigt sind und welche noch auf eine Antwort warten.
Gut zu wissen: Eine Antwort gilt für den gesamten Auftrag. Hat eine Kund:in kurz hintereinander mehrere Nachrichten geschickt, kannst du sie mit einer einzigen Antwort abdecken — alle davorliegenden Rückfragen gelten dann als beantwortet.
Häufige Fragen
Ich sehe die Karte „Kundenrückfragen" nicht. Woran liegt das? Die Kundenrückfragen sind Teil eines kostenpflichtigen Pakets (siehe Hinweis unten). Ist es für deine Werkstatt nicht freigeschaltet, wird die Karte nicht angezeigt.
Wie schreiben mir meine Kund:innen überhaupt eine Rückfrage? Über ihre Kunden-Auftragsseite: Dort gibt es das Feld „Rückfrage an die Werkstatt". Den Link dazu erhalten sie in jeder E-Mail und über den QR-Code auf dem Annahmebeleg.
Bekommt meine Kund:in meine Antwort mit? Ja. Deine Antwort wird automatisch per E-Mail zugestellt und erscheint zusätzlich auf der Kunden-Auftragsseite.
Ich habe eine Nachricht aus Versehen geöffnet und sie gilt jetzt als gelesen. Kein Problem: Klapp die Nachricht auf und klick auf „als ungelesen markieren" — dann erscheint sie wieder als ungelesen, damit du sie nicht vergisst.
Muss ich auf jede einzelne Nachricht separat antworten? Nein. Eine Antwort gilt für den ganzen Auftrag. Mehrere kurz aufeinanderfolgende Rückfragen kannst du mit einer Antwort gemeinsam erledigen.
Kundenrückfragen sind Teil eines kostenpflichtigen Pakets. Sollte die Funktion bei dir nicht verfügbar sein, ist sie für deinen Tarif noch nicht freigeschaltet. Wende dich an uns, wenn du sie nutzen möchtest.