Zu jedem Auftrag gehört eine eigene öffentliche Auftragsseite — die Seite, die deine Kund:innen sehen. Stell sie dir wie die Paket-Sendungsverfolgung im Internet vor: Deine Kund:innen öffnen einen Link und verfolgen jederzeit selbst, wo ihre Reparatur gerade steht — vom Eingang bis zur Abholung.
Das Schöne daran: Du musst nichts einrichten. Die Seite entsteht automatisch für jeden Auftrag und trägt dein Logo und deine Farben (aus dem Branding). Sie nimmt dir Nachfragen am Telefon ab, weil deine Kund:innen den Stand selbst sehen — und sie können dort sogar Rückfragen stellen, einen Kostenvoranschlag freigeben oder einen Abholtermin buchen.
Deine Kund:innen erreichen die Seite über den Link in jeder E-Mail, die repair.Dspatcha verschickt, sowie über den QR-Code auf dem Annahmebeleg (ein Quadrat-Muster zum Scannen mit dem Handy).
Keine Sorge: Deine Kund:innen können auf dieser Seite nichts an deinen Daten verändern. Sie sehen nur, was für sie bestimmt ist. Für wichtige Schritte (z. B. eine Reparatur freigeben) müssen sie zur Sicherheit ihre Auftragsnummer eingeben.
Was deine Kund:innen sehen — im Überblick
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Kopf & Status | Dein Logo, die Auftragsnummer und der aktuelle Status in Klartext. |
| Auftragsdaten | Gerät, Fehlerbeschreibung und die wichtigsten Eckdaten. |
| Dokumente | Fotos und Unterlagen zum Auftrag. |
| Auftragsverlauf | Die Stationen der Reparatur und der Nachrichtenverlauf. |
| Aktionen | Rückfrage senden, Kostenvoranschlag freigeben, Termin buchen, bewerten. |
1. Kopf und Status
Ganz oben trägt die Seite dein Logo und deine Farbe sowie — bei mehreren Filialen — den Namen der Filiale. Darunter sieht die Kund:in:
- Die Auftragsnummer (groß und gut sichtbar).
- Den aktuellen Status als farbiges Schild, dazu eine verständliche Erklärung in Alltagssprache.
- Ist der Auftrag fertig, erscheint der Hinweis „Abgeschlossen".
Hast du in den Stammdaten die Telefonnummer für Kund:innen freigegeben, steht außerdem oben „Telefonisch erreichbar" mit deiner Nummer.
Gut zu wissen: Solange das Gerät noch nicht angeliefert wurde, zeigt die Seite zusätzlich deine Werkstattampel — so sehen Kund:innen schon vorab, wie ausgelastet du gerade bist.
2. Auftragsdaten
In der Karte „Auftragsdaten" stehen die Eckdaten des Auftrags: Auftragsart, Gegenstand, Kategorie, Marke/Modell, Fehlerbeschreibung und Anmerkungen. Dazu die wichtigen Zeitpunkte — „Angemeldet am", „Angeliefert am" und „Abgeholt am" — sowie, falls vorhanden, die Checkliste Einlieferung und gebuchte Service-Pakete.
3. Dokumente
In der Karte „Dokumente" findet die Kund:in die zum Auftrag hinterlegten Unterlagen, geordnet nach Art: Fotos, Checkin-Dokumente, Rechnungen und Zahlungsbelege. Sind noch keine vorhanden, steht dort ein entsprechender Hinweis.
4. Auftragsverlauf
Die Karte „Auftragsverlauf" zeigt die Reparatur Station für Station — wann sich der Status geändert hat. Hier erscheinen auch die ausgetauschten Nachrichten: „Ihre Nachricht" (von der Kund:in) und „Antwort der Werkstatt" (von dir). So ist die ganze Kommunikation übersichtlich an einem Ort.
5. Was deine Kund:innen tun können
Je nach Stand des Auftrags blendet die Seite passende Aktionen ein:
Rückfrage an die Werkstatt
Über das Feld „Rückfrage an die Werkstatt" schreibt die Kund:in dir direkt zu diesem Auftrag. Mit „Nachricht senden" geht die Nachricht raus und landet in deinem Kundenpostfach.
Kostenvoranschlag freigeben oder ablehnen
Steht eine Kostenschätzung an, erscheint der Bereich „Ihre Freigabe wird benötigt" mit dem Kostenvoranschlag-Betrag und den Auftragspositionen (was du auflistest). Die Kund:in wählt:
- „Reparatur freigeben" — sie stimmt der Reparatur zum genannten Betrag zu.
- „Reparatur ablehnen" — sie lehnt ab; das Gerät bleibt zur Abholung bereit.
Zur Bestätigung muss die Kund:in ihre Auftragsnummer eingeben — so ist sichergestellt, dass die Freigabe wirklich von ihr kommt. Optional kann sie dir einen Kommentar dazu schreiben.
Wichtig: Der angezeigte Betrag ist ein unverbindlicher Brutto-Schätzwert — kein verbindliches Angebot und keine Rechnung. repair.Dspatcha ist ein Vorsystem; die verbindliche Rechnung erstellst du wie gewohnt in deinem Buchhaltungsprogramm.
Abholtermin buchen und Bewertung abgeben
Ist das Gerät abholbereit und der Terminkalender aktiv, kann die Kund:in direkt einen Abholtermin wählen. Nach abgeholter Reparatur erscheint — sofern du die Rezensionsaufforderung aktiviert hast — die Möglichkeit, eine Bewertung abzugeben.
6. Wenn der Link einmal nicht funktioniert
Findet eine Kund:in ihren Link nicht mehr oder gibt sie eine falsche Adresse ein, erscheint die Meldung „Auftrag nicht gefunden" zusammen mit einem Suchfeld. Dort kann sie ihren Auftrag über die Auftragsnummer und ihren Nachnamen wiederfinden („Auftrag finden").
Gut zu wissen: Die Auftragsnummer allein ist kein Geheimnis — deshalb dient der Nachname als zweite Sicherheit, damit niemand fremde Aufträge aufrufen kann.
So prüfst du selbst, wie die Seite aussieht
Du kannst die Kunden-Auftragsseite jederzeit selbst ansehen: Öffne einen Auftrag in der Auftragsdetailseite und klick dort auf „Kundenansicht öffnen".
Tipp: Dein Browser merkt sich Seiten manchmal, um sie schneller zu laden. Siehst du eine Änderung (z. B. am Logo) nicht sofort, öffne die Seite zur Kontrolle in einem privaten Fenster (auch „Inkognito-Modus" genannt) — dann siehst du den aktuellen Stand.
Häufige Fragen
Muss ich diese Seite für jeden Auftrag einrichten? Nein. Die Seite entsteht automatisch für jeden Auftrag und trägt dein Logo und deine Farben. Du musst nichts dafür tun.
Können meine Kund:innen über die Seite etwas an meinen Daten ändern? Nein. Sie sehen nur den für sie bestimmten Stand. Für wichtige Schritte wie die Freigabe einer Reparatur müssen sie zur Sicherheit ihre Auftragsnummer eingeben.
Ist der Kostenvoranschlag auf der Seite ein verbindliches Angebot? Nein. Es handelt sich um einen unverbindlichen Brutto-Schätzwert, keine Rechnung. Die verbindliche Abrechnung machst du in deinem Buchhaltungsprogramm.
Eine Kund:in sagt, ihr Link funktioniert nicht. Sie kann ihren Auftrag über das Suchfeld auf der Seite wiederfinden — mit Auftragsnummer und Nachname. Den Link findet sie außerdem in jeder E-Mail von dir und als QR-Code auf dem Annahmebeleg.
Warum sieht eine Kund:in mein neues Logo noch nicht? Das liegt am Zwischenspeicher des Browsers. Im privaten Fenster (Inkognito-Modus) wird der aktuelle Stand angezeigt. Spätestens nach kurzer Zeit sehen es auch deine Kund:innen.