In vielen Werkstätten arbeiten mehrere Mitarbeiter:innen an einem Laptop. Angemeldet ist meist nur eine Person, oft du als Inhaber:in. Bisher sah es dann in jedem Auftrag so aus, als hättest du alles selbst erledigt, auch wenn eigentlich dein Kollege das Gerät repariert und die Kundin informiert hat.
Mit der Einstellung „Werkstatt-User wechseln" löst du das. Wer gerade am Laptop arbeitet, tippt kurz oben rechts auf ein Symbol und ist damit „dran", ganz ohne sich neu anzumelden. Stell es dir vor wie einen Stempel mit Namen, den man sich vor der Arbeit nimmt: Alles, was ab dann erledigt wird, trägt diesen Namen.
So siehst du in jedem Auftrag, wer einen Status geändert oder eine Nachricht an die Kund:in geschrieben hat. Das hilft bei Rückfragen und sorgt für klare Verantwortung im Team.
Du findest die Einstellung unter Team → Einstellungen → Geteiltes Gerät.
Voraussetzung: Diesen Bereich können nur Werkstatt-Administratoren öffnen. Außerdem müssen deine Mitarbeiter:innen bereits einen eigenen Zugang haben (siehe Mitarbeiter verwalten).
Keine Sorge: Du kannst die Einstellung jederzeit wieder ausschalten. Dabei geht nichts verloren, bereits erledigte Aufträge behalten ihre Namen.
1. Die Einstellung einschalten
- Öffne Team → Einstellungen und wähle in der Gruppe Team den Punkt „Geteiltes Gerät".
- Klick auf den Schalter neben „Werkstatt-User wechseln". Ist er dunkel, ist die Funktion eingeschaltet.
- Kurz darauf erscheint „Gespeichert.". Fertig.
Unter dem Schalter stehen drei kurze Hinweise, die zusammenfassen, was die Funktion macht. Die wichtigsten Punkte erklären wir dir in den nächsten Abschnitten.
Gut zu wissen: Die Einstellung gilt für deine ganze Werkstatt, also für alle Filialen und alle Geräte, auf denen jemand angemeldet ist.
2. So wechselst du im Alltag die Person
Sobald die Funktion eingeschaltet ist, siehst du oben rechts in der Werkstatt-Ansicht zwei Dinge:
| Was du siehst | Was es bedeutet |
|---|---|
| Der Kreis mit den Initialen pulsiert leicht | Die Funktion ist aktiv. Die Initialen zeigen, wer gerade arbeitet. |
| Daneben ein Symbol mit Person und zwei Pfeilen | Damit wechselst du zur nächsten Person. Fährst du mit der Maus darüber, steht dort „Benutzer wechseln". |
So wechselst du:
- Klick auf das Symbol mit Person und Pfeilen.
- Die Initialen im Kreis ändern sich, und für zwei Sekunden erscheint der volle Name der Person darunter.
- Stimmt die Person noch nicht, klick einfach weiter. Nach der letzten Person geht es wieder von vorne los.
Willst du genau nachsehen, wer gerade eingestellt ist, klick auf den Kreis mit den Initialen. Im Menü steht dann ganz oben, mit welchem Konto das Gerät angemeldet ist, und darunter „Ausführend: …" mit dem Namen der Person, die gerade arbeitet.
Tipp: Zwei Mitarbeiter:innen haben dieselben Initialen? Kein Problem. Achte auf den vollen Namen, der nach jedem Klick kurz eingeblendet wird, oder fahr mit der Maus über den Kreis.
Die Auswahl bleibt erhalten
Du musst nicht bei jedem Auftrag neu wechseln. Die gewählte Person bleibt eingestellt, wenn du von der Übersicht in einen Auftrag gehst, zurück zur Übersicht wechselst oder die Seite neu lädst.
Erst wenn sich jemand neu anmeldet oder abmeldet, ist automatisch wieder die Person ausgewählt, mit deren Konto das Gerät angemeldet ist.
3. Wer steht in der Auswahl?
Durchgewechselt wird zwischen allen aktiven Mitarbeiter:innen, die in der aktuellen Filiale arbeiten dürfen:
- alle Administratoren deiner Werkstatt,
- alle Mitarbeiter:innen, die du dieser Filiale zugeordnet hast.
Die angemeldete Person steht immer an erster Stelle, die anderen folgen alphabetisch.
Hinweis: Fehlt jemand in der Auswahl, prüf unter Team → Einstellungen → Mitarbeiter, ob die Person aktiv ist und der richtigen Filiale zugeordnet ist. Deaktivierte Zugänge erscheinen nicht.
4. Was wird der gewählten Person zugeordnet?
Alles, was jemand am Auftrag erledigt, erscheint im Auftragsverlauf mit dem Namen der gewählten Person:
- Statuswechsel, zum Beispiel „In Reparatur" oder „Abholbereit",
- der Check-In bei der Geräteannahme,
- Änderungen an Auftrags- oder Kundendaten,
- gelöschte Fotos,
- Nachrichten, die ihr an die Kund:in schreibt.
Für eure eigene Nachvollziehbarkeit merkt sich repair.Dspatcha im Hintergrund zusätzlich, mit welchem Konto das Gerät angemeldet war. Deine Kund:innen sehen davon nichts.
5. Was sich NICHT ändert: die Rechte
Der Wechsel ist keine neue Anmeldung. Er ändert nur, wem eine Arbeit zugeschrieben wird, aber nicht, was man am Gerät darf.
Es gelten immer die Rechte des Kontos, mit dem das Gerät angemeldet ist. Ein Beispiel:
- Ist der Laptop mit deinem Administrator-Konto angemeldet, darf am Gerät alles erledigt werden, was ein Administrator darf, egal, wer gerade ausgewählt ist.
- Ist der Laptop mit einem normalen Mitarbeiter-Konto angemeldet, bekommt man keine Administrator-Rechte, nur weil man dich in der Auswahl einstellt.
Wichtig: Weil alle am Gerät mit den Rechten des angemeldeten Kontos arbeiten, sollte ein geteiltes Gerät nur dort stehen, wo ausschließlich dein Team Zugriff hat, zum Beispiel in der Werkstatt und nicht am offenen Tresen.
6. Nur am Computer, nicht am Handy
Die Funktion ist für den Laptop oder Computer in der Werkstatt gedacht. Auf dem Handy und bei sehr schmalen Fenstern wird das Symbol zum Wechseln nicht angezeigt. Dort arbeitet jede:r ohnehin mit dem eigenen Zugang.
Wichtig zum Speichern
Du musst nichts extra speichern. Der Schalter in den Einstellungen wirkt sofort, und auch jeder Wechsel der Person gilt ab dem nächsten Klick in der App.
Häufige Fragen
Ich sehe das Symbol zum Wechseln nicht. Woran liegt das? Prüf zuerst, ob der Schalter unter Team → Einstellungen → Geteiltes Gerät eingeschaltet ist. Außerdem erscheint das Symbol nur am Computer, nicht am Handy, und nur, wenn in der Filiale mindestens zwei Personen arbeiten dürfen.
Muss sich meine Mitarbeiterin dafür ein Passwort merken? Nein. Beim Wechsel wird kein Passwort abgefragt. Sie braucht nur einen eigenen Zugang in der Mitarbeiterliste, damit ihr Name zur Auswahl steht.
Ich habe vergessen zu wechseln. Kann ich den Namen im Auftrag nachträglich ändern? Nein, der Auftragsverlauf wird nicht nachträglich geändert. Er zeigt immer, was tatsächlich passiert ist. Am besten gewöhnt ihr euch an, vor der Arbeit kurz auf die Initialen oben rechts zu schauen.
Kann ich einen Statuswechsel rückgängig machen, den mein Kollege gemacht hat? Einen Statuswechsel rückgängig machen kann nur die Person, der er zugeordnet ist. Stell also zuerst wieder deinen Kollegen ein, dann klappt es.
Was passiert, wenn ich die Funktion wieder ausschalte? Das Symbol verschwindet, und alles wird wieder dem angemeldeten Konto zugeordnet. Die Namen in bereits erledigten Aufträgen bleiben erhalten.