Mit dem Daten-Export erzeugst du ein vollständiges, unveränderbares Archiv deiner Aufträge. Stell es dir wie einen versiegelten, datierten Aktenordner vor, in dem alle deine Auftragsdaten sauber abgelegt sind — zur eigenen Aufbewahrung oder zur Übergabe an eine Betriebsprüfung (die offizielle Prüfung durch das Finanzamt).
Der Export ist GoBD-konform (GoBD ist eine Vorgabe des Finanzamts, wie geschäftliche Daten aufbewahrt werden müssen). Wichtig dabei: Du behältst jederzeit die volle Hoheit über deine eigenen Daten — du kannst sie dir jederzeit selbst herausziehen.
Du findest alles unter Team → Einstellungen → Export.
Voraussetzung: Diesen Bereich können nur Werkstatt-Administratoren öffnen. Bist du nicht als Administrator angemeldet, wird er dir nicht angezeigt.
Keine Sorge: Du kannst hier nichts kaputtmachen. Ein Export liest deine Daten nur aus und legt sie in einer Datei ab — er verändert oder löscht nichts an deinen Aufträgen. Jeder Klick erzeugt eine eigene, datierte Datei; es werden keine Einstellungen gespeichert.
1. Format wählen
Zuerst entscheidest du, in welcher Form das Archiv erzeugt wird. Es gibt zwei Möglichkeiten:
| Format | Wofür es gedacht ist |
|---|---|
| GoBD-Datenträgerüberlassung (Z3) | Das von Betriebsprüfern erwartete Format. Eine ZIP-Datei (ein gepacktes Sammelpaket) mit Index- und Tabellen-Dateien, die Prüf-Programme der Finanzämter (IDEA/AIS) einlesen können. |
| Tabellen-Export (CSV/Excel) | Excel-freundliche Tabellen-Dateien (CSV = einfache Tabelle, die jedes Tabellenprogramm öffnet) für deine eigene Archivierung. |
Tipp: Geht es um eine Betriebsprüfung, wähle „GoBD-Datenträgerüberlassung (Z3)". Willst du die Daten nur selbst in Excel ansehen, nimm den Tabellen-Export (CSV/Excel).
2. Zeitraum und Stichtag
Im Bereich „Zeitraum" kannst du den Export auf einen bestimmten Zeitraum eingrenzen — musst du aber nicht.
Zuerst wählst du den Stichtag, nach dem gefiltert wird:
- Nach Anlagedatum filtern — wann der Auftrag bei dir erfasst wurde.
- Nach Übergabedatum filtern (nur abgeschlossene Aufträge) — wann das Gerät an die Kund:in übergeben wurde. Dabei werden nur bereits abgeschlossene Aufträge berücksichtigt.
Danach trägst du bei „Von" und „Bis" das Start- und Enddatum ein.
Gut zu wissen: Lässt du „Von" und „Bis" leer, wird dein gesamter Auftragsbestand exportiert.
3. Export erstellen und herunterladen
- Klick auf „Export erstellen". Die Datei wird im Hintergrund erzeugt — du musst nicht warten und kannst weiterarbeiten.
- Im Bereich „Bisherige Exporte" taucht dein Export in einer Tabelle auf. In der Spalte „Status" siehst du den Fortschritt; er aktualisiert sich von allein.
- Sobald der Status auf „Bereit" steht, erscheint der Knopf „Herunterladen". Klick ihn an, um die Datei auf deinen Computer zu speichern.
Die möglichen Status-Anzeigen bedeuten:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| In Warteschlange | Der Export ist eingereiht und startet gleich. |
| Wird erstellt | Die Datei wird gerade zusammengestellt. |
| Bereit | Fertig — du kannst herunterladen. |
| Fehlgeschlagen | Es gab ein Problem; erstelle den Export einfach neu. |
| Abgelaufen | Der Download-Link ist nicht mehr gültig (siehe Hinweis unten). |
Hinweis: Download-Links sind nur befristet gültig — das genaue Datum steht unter „Verfügbar bis". Ist ein Export abgelaufen, erstellst du bei Bedarf einfach einen neuen. Deine Daten gehen dabei nicht verloren.
Die Prüfsumme (für Fortgeschrittene, optional)
Zu jedem fertigen Export gibt es eine SHA-256-Prüfsumme — eine Art digitaler Fingerabdruck der Datei. Damit lässt sich belegen, dass die Datei nachträglich nicht verändert wurde. Ein Klick darauf kopiert sie. Für den normalen Gebrauch musst du dich darum nicht kümmern.
Wichtig: Das ist ein Vorsystem-Archiv
Der Export enthält deine operativen Auftragsdaten — nicht aber Rechnungen oder Steuerwerte.
Wichtig: Alle Geldbeträge im Export (z. B. Kostenlimit, Anzahlung, Änderungswunsch) sind unverbindliche Brutto-Schätzwerte — keine Rechnungs- oder Steuerwerte. Eine Aufteilung in Netto und Umsatzsteuer gibt es im System nicht. repair.Dspatcha ist ein Vorsystem; die eigentliche Rechnungsstellung und Buchhaltung machst du wie gewohnt in deinem dafür vorgesehenen Programm.
Häufige Fragen
Ich finde den Bereich „Export" gar nicht. Woran liegt das? Diesen Bereich können nur Werkstatt-Administratoren sehen. Bist du nicht als Administrator angemeldet, wird er dir nicht angezeigt — wende dich an die Person, die in deiner Werkstatt die Verwaltung übernimmt.
Welches Format brauche ich für das Finanzamt? Für eine Betriebsprüfung wählst du „GoBD-Datenträgerüberlassung (Z3)" — dieses Format erwarten die Prüfer. Den Tabellen-Export (CSV/Excel) nutzt du eher für deine eigenen Zwecke.
Mein Download-Link funktioniert nicht mehr. Dann ist der Export abgelaufen (Status „Abgelaufen") — Download-Links gelten nur befristet. Erstelle einfach einen neuen Export, deine Daten bleiben vollständig erhalten.
Sind die Beträge im Export verbindlich oder steuerlich verwertbar? Nein. Es handelt sich um unverbindliche Brutto-Schätzwerte, nicht um Rechnungs- oder Steuerwerte. Eine Netto-/Umsatzsteuer-Aufteilung gibt es im System nicht — die Rechnungsstellung erledigst du in deinem Buchhaltungsprogramm.
Muss ich hier etwas speichern? Nein. Dieser Bereich speichert keine Einstellungen. Jeder Klick auf „Export erstellen" erzeugt eine eigenständige, datierte Datei.