Stellt eine Kund:in über ihre Auftragsseite eine Frage — „Wann ist mein Gerät fertig?" oder „Haben Sie schon Ersatzteile bekommen?" — landet diese Nachricht normalerweise im Posteingang von repair.Dspatcha. Dein Team antwortet dann direkt dort.
Wenn deine Werkstatt ein ERP- oder Kassensystem nutzt, kann dieses System diese Antwort auch automatisch verschicken. Das ERP erkennt zum Beispiel anhand eines Statuswechsels, dass eine Reparatur abgeschlossen ist, und schickt der Kund:in ohne weiteres Zutun eine Nachricht. Die Kund:in erhält die Antwort wie gewohnt per E-Mail und sieht sie auf ihrer Auftragsseite.
Stell es dir wie eine automatische Antwortfunktion vor — nur dass sie direkt aus deiner Warenwirtschaft kommt, nicht aus repair.Dspatcha.
Voraussetzung: Dein ERP muss über die Partner-API von repair.Dspatcha angebunden sein und einen API-Key mit der Berechtigung Nachrichten schreiben haben. Wie du einen API-Key erstellst, beschreibt die Anleitung ERP- und Kassensystem anbinden. Außerdem muss das Feature Kundennachrichten für deine Werkstatt freigeschaltet sein.
1. Was das ERP übermittelt
Wenn das ERP eine Antwort senden soll, schickt es einen einzigen Aufruf mit dem Nachrichtentext an repair.Dspatcha:
POST /api/v1/{werkstatt-slug}/orders/{order_id}/messages
Der Inhalt ist denkbar einfach — nur der Text der Nachricht:
{
"body": "Ihr Gerät ist fertig repariert und kann abgeholt werden."
}
Der Text darf zwischen 1 und 2.000 Zeichen lang sein. Als Absendername erscheint bei der Kund:in die Bezeichnung des API-Keys (z. B. „ERP Warenwirtschaft") — so sieht die Kund:in, dass die Antwort von der Werkstatt kommt.
2. Was danach passiert
Sobald repair.Dspatcha die Nachricht empfangen hat:
- Die Nachricht erscheint im Nachrichtenverlauf des Auftrags — sichtbar für dein Team auf der Auftragsdetailseite und für die Kund:in auf ihrer persönlichen Auftragsseite.
- Die Kund:in erhält automatisch eine Benachrichtigungs-E-Mail mit dem Nachrichtentext und einem Link zur Auftragsseite.
- Offene, ungelesene Nachrichten der Kund:in werden als gelesen markiert — repair.Dspatcha geht davon aus, dass das ERP die Frage vor dem Antworten ausgewertet hat.
Gut zu wissen: Schlägt der E-Mail-Versand fehl (z. B. wegen einer ungültigen E-Mail-Adresse), bleibt die Nachricht trotzdem im Verlauf gespeichert. Die Antwort geht also nie verloren.
3. Wann das ERP keine Nachricht senden kann
Zwei Bedingungen können dazu führen, dass repair.Dspatcha den Aufruf ablehnt:
| Situation | Was repair.Dspatcha zurückgibt |
|---|---|
| Kundennachrichten für deine Werkstatt nicht freigeschaltet | Fehler 403 — Feature nicht aktiv |
| Nachrichtenfenster geschlossen (mehr als 30 Tage nach Abholung) | Fehler 403 — Fenster abgelaufen |
| Nachrichtentext leer oder länger als 2.000 Zeichen | Fehler 422 — ungültige Eingabe |
| Auftrag nicht gefunden oder gehört zu anderer Werkstatt | Fehler 404 |
Das Nachrichtenfenster ist der Zeitraum, in dem Kund:innen und dein Team über einen Auftrag schreiben können. Es öffnet sich mit dem Eingang des Auftrags und schließt sich automatisch 30 Tage nach der Abholung. So bleibt der Nachrichtenverlauf übersichtlich und alte Aufträge werden nicht wieder geöffnet.
Tipp: Prüft dein ERP vor dem Senden den aktuellen Status des Auftrags (über
GET /orders/{id}), kann es abgelaufene Fenster erkennen und die Nachricht weglassen — ohne unnötige Fehlermeldung.
4. Nachrichten im Auftrag nachlesen
Das ERP kann über GET /orders/{order_id} den kompletten Nachrichtenverlauf eines
Auftrags abrufen. Im Feld messages stehen alle Nachrichten chronologisch — sowohl
Fragen der Kund:in als auch Antworten des Teams. Am Feld sender_type erkennst du,
wer geschrieben hat:
| Wert | Bedeutung |
|---|---|
customer | Nachricht der Kund:in |
team | Antwort des Teams (oder des ERP) |
So kann dein ERP prüfen, ob eine Kund:in eine offene Frage hat, bevor es automatisch antwortet.
Für ERP-Entwickler: Die vollständige technische Dokumentation findest du in der [[openapi-partner|OpenAPI-Spezifikation (Partner API)]], Endpunkt
POST /orders/{order_id}/messages.
Häufige Fragen
Wie erkenne ich als ERP, ob eine Kund:in eine Nachricht geschickt hat?
Rufe den Einzelauftrag über GET /orders/{id} ab. Im Feld messages stehen alle
Nachrichten. Einträge mit sender_type: customer und read_at: null sind ungelesene
Kundenfragen — darauf kann das ERP automatisch reagieren.
Welcher Name steht bei der Kund:in als Absender? Die Bezeichnung, die du beim Erstellen des API-Keys vergeben hast — zum Beispiel „ERP Warenwirtschaft" oder „Kassensystem Filiale Mitte".
Kann das ERP unbegrenzt viele Nachrichten senden? Das Rate-Limit liegt bei 60 Aufrufen pro Minute pro API-Key. Für normale Anwendungsfälle reicht das deutlich aus. Nach 30 Tagen ab Abholung schließt sich das Nachrichtenfenster dauerhaft — dann sind keine weiteren Nachrichten möglich.
Sieht mein Team die Antwort des ERP in repair.Dspatcha? Ja — die Nachricht erscheint in der Auftragsdetailseite unter den Kundennachrichten, genau wie eine manuell geschriebene Antwort.
Was passiert, wenn die Kund:in keine E-Mail-Adresse hinterlegt hat? Die Nachricht wird trotzdem gespeichert und ist im Verlauf sichtbar. Nur die Benachrichtigungs-E-Mail entfällt — repair.Dspatcha hat keinen Empfänger.
Kundennachrichten und die Partner-API sind Pro-Features. Sollte der Endpunkt nicht erreichbar sein oder die Anfrage mit Fehler 403 abgelehnt werden, ist das Feature für deinen aktuellen Tarif noch nicht freigeschaltet. Wende dich an repair.Dspatcha, um es zu aktivieren.