Der Check-In ist der Moment, in dem dein Team ein Gerät annimmt und seinen Zustand dokumentiert — also Fotos macht, Kratzer und Auffälligkeiten notiert und festhält, was alles mitgebracht wurde (Ladekabel, Tasche, Zubehör).
Diese Dokumentation ist deine Absicherung: Sollte es später Diskussionen geben („Der Kratzer war vorher nicht da!"), kannst du genau zeigen, in welchem Zustand das Gerät bei dir angekommen ist.
Auf der Einstellungs-Seite legst du fest, was beim Check-In abgefragt und angeboten wird. Du findest sie unter Team → Einstellungen → Kundenanmeldung → Check-In.
Wichtig zur Einordnung: Das Anmeldeformular füllt der Kunde aus (was ist kaputt, Kontaktdaten). Der Check-In ist der Schritt danach, den dein Team bei der Geräteannahme erledigt. Beide sind getrennte Reiter — diese Anleitung betrifft nur den Check-In.
Keine Sorge: Du kannst hier nichts kaputtmachen. Änderungen gelten erst, wenn du unten auf „Speichern" klickst.
Wo der Check-In im Alltag auftaucht
Damit du verstehst, was du hier einstellst, hilft ein Blick auf den späteren Ablauf. Wenn dein Team ein Gerät annimmt, öffnet sich die Check-In-Maske mit diesen Bereichen:
- Fotos — Bilder vom Gerät aufnehmen oder hochladen.
- Kommentar — der Zustand in Worten, mit deiner Checkliste als Vorlage.
- Zusatzservices (optional) — Extras direkt mitanbieten.
- Kostenlimit — bis zu welchem Betrag der Kunde eine Reparatur ohne Rückfrage erlaubt.
Auf der Einstellungs-Seite steuerst du drei Dinge: die Checkliste, ob ein Kommentar Pflicht ist und ob Zusatzservices angeboten werden. Genau das schauen wir uns jetzt an.
1. Die Check-In-Checkliste
Die Checkliste ist eine Vorlage, die dein Team beim Check-In als praktische Ankreuz-Liste sieht. Jeder Punkt, den dein Team abhakt, wird automatisch als Zeile in den Kommentar übernommen. So wird jeder Auftrag einheitlich dokumentiert — egal, wer ihn annimmt.
Typische Punkte sind zum Beispiel:
- „Kratzer am Gehäuse"
- „Akku geprüft"
- „Zubehör erfasst"
- „Display ohne Sprünge"
Punkte anlegen und verwalten
- Hinzufügen: Tippe unten ins Eingabefeld einen neuen Punkt und klicke auf „Hinzufügen".
- Bearbeiten: Klicke direkt auf den Text eines Punktes, ändere ihn und bestätige mit „OK" (oder der Eingabetaste).
- Reihenfolge ändern: Mit den Pfeilen (hoch/runter) links neben einem Punkt schiebst du ihn an die richtige Stelle.
- Vorübergehend ausblenden: Über den Schalter „Aktiv/Inaktiv" blendest du einen Punkt aus, ohne ihn zu löschen. Inaktive Punkte erscheinen beim Check-In nicht, bleiben dir aber für später erhalten.
- Endgültig löschen: Das X rechts entfernt einen Punkt dauerhaft.
Tipp: Halte die Liste kurz und auf das Wesentliche beschränkt. Eine knackige Checkliste wird zuverlässig genutzt — eine zu lange wird übersprungen.
2. Kommentar obligatorisch
Mit diesem Schalter machst du das Kommentarfeld zur Pflicht.
- Aus: Dein Team kann ein Gerät auch ohne Kommentar annehmen.
- An: Der Auftrag lässt sich erst anlegen, wenn ein Kommentar eingetragen ist.
Empfehlung: Schalte das ein. So ist der Anlieferungszustand immer dokumentiert — auch an stressigen Tagen, an denen es schnell gehen muss. Genau diese Notiz schützt dich im Streitfall.
3. Zusatzservices im Check-In anbieten
Ist dieser Schalter an, werden deine aktiven Zusatzservices beim Check-In als ankreuzbare Optionen angezeigt — mit Preis daneben.
Damit kann dein Team bei der Annahme direkt nachfragen und Extras mitaufnehmen, zum Beispiel „Expressreparatur" oder „Reinigung". Eine einfache Möglichkeit, pro Auftrag etwas mehr Umsatz zu machen, ohne dass der Kunde von sich aus daran denken muss.
Voraussetzung: Hier erscheinen nur die Zusatzservices, die du im Reiter „Anmeldeformular" unter „Zusatzservices" angelegt und auf aktiv gestellt hast. Hast du dort noch keine angelegt, bleibt der Bereich beim Check-In leer.
Speichern nicht vergessen
Anders als bei manch anderer Einstellung werden die Änderungen hier nicht sofort übernommen. Klicke unten auf „Speichern" — eine kurze Bestätigung („Check-In Konfiguration gespeichert") zeigt dir, dass alles geklappt hat.
Was dein Team beim Check-In zusätzlich kann
Diese Dinge stellst du nicht ein — sie sind beim Check-In immer verfügbar. Zur Einordnung, damit du das Gesamtbild kennst:
- Fotos aufnehmen — am Handy oder Tablet direkt mit der Kamera, am Computer per Datei-Upload. Mehrere Bilder pro Gerät sind möglich.
- Kostenlimit erfassen — der Betrag, bis zu dem der Kunde eine Reparatur ohne erneute Rückfrage freigibt. Praktisch, um später nicht wegen jeder Kleinigkeit anrufen zu müssen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Anmeldeformular und Check-In? Das Anmeldeformular füllt der Kunde aus (online oder am Tresen) — was ist kaputt, wie ist er erreichbar. Der Check-In ist der Schritt, in dem dein Team das Gerät tatsächlich annimmt und seinen Zustand dokumentiert.
Muss ich eine Checkliste anlegen, damit der Check-In funktioniert? Nein. Die Checkliste ist nur eine Hilfe. Dein Team kann den Zustand auch frei ins Kommentarfeld schreiben. Eine Checkliste sorgt aber für mehr Einheitlichkeit.
Ich habe einen Checklisten-Punkt gelöscht — sind alte Aufträge jetzt verändert? Nein. Die Checkliste ist nur die Vorlage für neue Check-Ins. Bereits angenommene Aufträge behalten ihre damals erfassten Kommentare unverändert.
Warum erscheinen meine Zusatzservices nicht beim Check-In? Prüfe zwei Dinge: Ist der Schalter „Zusatzservices im Check-In anbieten" an? Und hast du im Reiter „Anmeldeformular" mindestens einen aktiven Zusatzservice angelegt?