Die Auftragsdetailseite ist die vollständige digitale Akte zu einem einzelnen Auftrag — der digitale Auftragszettel, nur ausführlicher. Hier siehst du alles, was zu diesem Auftrag gehört, an einem Ort: Status, Kunden- und Gerätedaten, Fotos, Nachrichten und den kompletten Verlauf. Und von hier aus schaltest du den Auftrag Schritt für Schritt weiter.
Du öffnest sie, indem du im Team-Dashboard auf eine Auftragskachel klickst. Alternativ findest du einen Auftrag über die Auftragssuche oder durch Scannen seines QR-Codes. Über den Pfeil „Zurück zum Board" oben links kommst du jederzeit wieder zur Übersicht.
Keine Sorge: Nur anzusehen verändert nichts. Den Status änderst du bewusst über „Nächster Schritt" — und selbst dann hast du danach 60 Sekunden lang die Möglichkeit, die Änderung über „Rückgängig" zurückzunehmen.
Die Seite im Überblick
| Bereich | Was du dort findest |
|---|---|
| Auftragskopf (oben) | Auftragsnummer, Status, Budget-Limit, Kunde und Gerät. |
| Aktionsbereich (darunter) | Der nächste Schritt im Ablauf und besondere Formulare (Einchecken, Kostenvoranschlag). |
| Linke Spalte | Auftragsdaten, Nachrichten, Fotos, Dokumente. |
| Rechte Spalte | Kundendaten, Bewertung, Verlauf und versendete E-Mails. |
1. Der Auftragskopf
Ganz oben siehst du die wichtigsten Eckdaten des Auftrags:
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| Auftragsnummer | Die kurze, eindeutige Kennung, dazu rechts das Erstelldatum. |
| Status | Farbiger Status-Punkt mit Bezeichnung. Ein graues „Abgeschlossen" bedeutet: Endstatus erreicht, der Auftrag lässt sich nicht mehr weiterschalten. |
| Budget-Limit | Der mit der Kund:in vereinbarte Höchstbetrag, bis zu dem ohne Rückfrage repariert werden darf. Steht hier „Kein Budget-Limit", wurde keiner festgelegt. |
| Kunde und Gerät | Name der Kund:in sowie Marke/Modell bzw. Gegenstand und Kategorie. |
Darunter (am Computer) findest du zwei nützliche Dinge:
- „Kundenansicht öffnen" — öffnet die öffentliche Auftragsseite so, wie deine Kund:in sie sieht. Mit „Link kopieren" kannst du diesen Link weitergeben.
- Den QR-Code der Seite — zum Scannen direkt am Gerät, um schnell wieder zu diesem Auftrag zu kommen.
2. Den Auftrag weiterschalten: „Nächster Schritt"
Im Bereich „Nächster Schritt" bringst du den Auftrag in den nächsten Status (z. B. von „In Reparatur" zu „Abholbereit").
- Wähle den gewünschten Schritt. Ein Pfeil nach rechts bedeutet vorwärts, ein Pfeil nach links zurück.
- Optional kannst du einen Kommentar zur Statusänderung eingeben. Bei manchen Schritten ist ein Kommentar Pflicht — dann wirst du darauf hingewiesen.
- Bestätige die Änderung.
Gut zu wissen: Direkt nach einer Statusänderung erscheint ein grünes Banner mit einem Countdown. Solange er läuft (60 Sekunden), kannst du die Änderung über „Rückgängig" zurücknehmen — praktisch, falls du einmal den falschen Schritt erwischt hast.
3. Besondere Formulare je nach Status
Je nachdem, wo der Auftrag im Ablauf steht, erscheinen oben automatisch passende Formulare:
- Gerät einchecken (Check-In): Bei der Geräteannahme. Du dokumentierst den Zustand über eine Checkliste, lädst Fotos hoch, hinterlegst optional ein Budget-Limit und bietest Zusatzservices an. Mit „Check-In abschließen" schließt du die Annahme ab; danach werden die Dokumente erstellt.
- Kostenvoranschlag: Wenn eine Kostenschätzung ansteht. Du listest die Positionen (Arbeitsschritte, Ersatzteile) auf und trägst die „Geschätzten Gesamtkosten" ein.
Hinweis: Diese Formulare tauchen nur im jeweils passenden Status auf. Steht der Auftrag woanders, siehst du sie nicht — das ist normal.
4. Auftrags- und Kundendaten korrigieren
In der Karte „Auftragsdaten" (linke Spalte) stehen Gegenstand, Kategorie, Fehlerbeschreibung und Anmerkungen. In der Karte „Kundendaten" (rechte Spalte) stehen Name, E-Mail, Telefon und Adresse.
Hat sich beim Erfassen ein Fehler eingeschlichen, korrigierst du ihn über den Stift-Link „Korrigieren" in der jeweiligen Karte.
Hinweis: Der Link „Korrigieren" erscheint nur, solange Korrekturen für diesen Auftrag erlaubt sind. In späten Phasen kann er ausgeblendet sein.
5. Fotos
In der Karte „Fotos" hältst du den Zustand des Geräts fest. Du fügst Bilder über „Kamera" (direkt aufnehmen) oder „Galerie" (vorhandenes Bild auswählen) hinzu. Ein Zähler zeigt, wie viele der erlaubten Fotos belegt sind.
Wichtig: Das Löschen eines Fotos muss zur Sicherheit mit deiner E-Mail-Adresse bestätigt werden — so wird nichts versehentlich entfernt. Ist das Foto-Limit erreicht, lassen sich weitere Fotos über ein Upgrade hinzubuchen.
6. Dokumente
In der Karte „Dokumente" liegen die zum Auftrag erzeugten Unterlagen (z. B. der Annahmebeleg). Über „Drucken" druckst du sie aus, über „Download" speicherst du sie auf deinem Computer.
7. Verlauf und Kommunikation (rechte Spalte)
Hier siehst du, was bisher passiert ist und was an die Kund:in ging:
| Karte | Inhalt |
|---|---|
| Kundennachrichten | Der zweiseitige Nachrichten-Verlauf mit der Kund:in. Du kannst direkt antworten. Nur mit dem passenden Paket verfügbar. |
| Auftragsverlauf | Chronologische Liste aller Statusänderungen — mit Kürzel, Datum und Kommentar; enthält auch Kundennachrichten und Antworten. |
| Versendete E-Mails | Alle an die Kund:in gesendeten E-Mails. Ein Symbol zeigt den Zustellstatus: versendet, in Warteschlange oder fehlgeschlagen. |
| Kundenbewertung | Erscheint, sobald die Kund:in eine Bewertung abgegeben hat. |
Wichtig: Geldbeträge sind Schätzwerte
An mehreren Stellen tauchen Beträge auf — beim Budget-Limit, beim Kostenvoranschlag („Geschätzte Gesamtkosten") und bei einer Kostenanfrage.
Wichtig: Alle diese Beträge sind unverbindliche Brutto-Schätzwerte — kein verbindliches Angebot und keine Rechnung. repair.Dspatcha ist ein Vorsystem; eine Aufteilung in Netto und Umsatzsteuer gibt es nicht. Die eigentliche Rechnung erstellst du wie gewohnt in deinem Buchhaltungsprogramm.
Häufige Fragen
Ich habe den Auftrag versehentlich weitergeschaltet. Kann ich das rückgängig machen? Ja — direkt nach der Änderung erscheint ein grünes Banner mit Countdown. Klick innerhalb von 60 Sekunden auf „Rückgängig". Ist der Countdown abgelaufen, schaltest du den Auftrag über „Nächster Schritt" wieder zurück (Pfeil nach links).
Ich finde den Link „Korrigieren" nicht. Der Link erscheint nur, solange Korrekturen für diesen Auftrag erlaubt sind. In späten Phasen ist er ausgeblendet — das ist Absicht, damit abgeschlossene Angaben stabil bleiben.
Warum sehe ich kein Eincheck- oder Kostenvoranschlags-Formular? Diese Formulare erscheinen nur im jeweils passenden Status. Steht der Auftrag gerade woanders im Ablauf, werden sie nicht angezeigt.
Sind das Budget-Limit und der Kostenvoranschlag verbindliche Preise? Nein. Es sind unverbindliche Brutto-Schätzwerte, keine Angebote oder Rechnungen. Die verbindliche Abrechnung machst du in deinem Buchhaltungsprogramm.
Wie zeige ich der Kund:in den aktuellen Stand? Nutze „Kundenansicht öffnen" im Auftragskopf, um die öffentliche Seite zu sehen, oder gib den über „Link kopieren" kopierten Link weiter. Den QR-Code kannst du ebenfalls am Gerät anbringen.